伍方會(huì)議服務(wù)整理的國(guó)際會(huì)議策劃的相關(guān)知識(shí)，承接上文。

五、會(huì)議日期

    確定國(guó)際會(huì)議的日期要經(jīng)過(guò)仔細(xì)斟酌。不可能滿足每個(gè)國(guó)家和每個(gè)代表的要求。你忙時(shí)，他閑著，難有共同的時(shí)間。從理論上講，會(huì)議日期應(yīng)適應(yīng)多數(shù)與會(huì)者的方便。實(shí)際上，會(huì)議的發(fā)起人、組織者、東道國(guó)往往有較大的發(fā)言權(quán)。對(duì)其中任何一方不便的日期都難以通過(guò)。

    經(jīng)驗(yàn)證明，日期的確定也有禁忌。國(guó)際會(huì)議最好能避開：

    （一）會(huì)議所在國(guó)的重大節(jié)日或國(guó)事活動(dòng)，如國(guó)慶、國(guó)喪、大選、世族紀(jì)念日等。每逢重大節(jié)日或國(guó)事活動(dòng)時(shí)，所在國(guó)的政府和人民注意力都已轉(zhuǎn)移，此時(shí)舉行國(guó)際會(huì)議，對(duì)與會(huì)者很可能“招待不周”，甚至?xí)焕渎?。?guó)際會(huì)議還可能遇到突發(fā)事件，如政變、動(dòng)亂、罷工和自然災(zāi)害等。在發(fā)現(xiàn)突發(fā)事件苗頭時(shí)，國(guó)際會(huì)議的策劃者往往另?yè)竦攸c(diǎn)，以免給自己帶來(lái)麻煩。如在會(huì)議的前夕發(fā)生此類事件，臨時(shí)改期或易地舉行是常有之事。

    （二）會(huì)議所在國(guó)的旅游季節(jié)。旅游季節(jié)人潮如海，交通擁擠，旅館難訂，供應(yīng)緊張，國(guó)際會(huì)議沒(méi)有必要湊這個(gè)熱鬧。即使有的國(guó)際會(huì)議是沖著旅游勝地而去的，也要避開遮天蓋地、應(yīng)接不暇的旅游旺季。

    （三）會(huì)議所在國(guó)過(guò)冷或過(guò)熱的季節(jié)。人們都喜歡在春暖花開或秋高氣爽的季節(jié)里舉行國(guó)際會(huì)議。寒冬臘月在莫斯科開會(huì)，或是酷暑時(shí)節(jié)在新德里聚首，都會(huì)令人望而生畏。

    （四）與會(huì)者的宗教或民族節(jié)日。國(guó)際會(huì)議的參加者常有不同的宗教信仰，有的人還十分執(zhí)著。穆斯林每年均有齋月。齋月期間，天黑之前不能進(jìn)食。在此期間，否認(rèn)是在穆斯林國(guó)家舉行國(guó)際會(huì)議，還是與會(huì)者中有部分穆斯林國(guó)家的代表，大家都會(huì)感到不便，甚至可能影響到會(huì)議的進(jìn)程。因此，確定國(guó)際會(huì)議日期時(shí)躲開齋月，是許多人都會(huì)注意的。西方人士十分重視圣誕節(jié)，雖然它的宗教意義已不十分重大。因此，每年十二月未至元旦之后，西方人士均不愿舉行國(guó)際會(huì)議，而且?guī)缀跏抢状虿粍?dòng)，連許多非基督徒也只好讓步。可惜東方國(guó)家沒(méi)有一個(gè)共同節(jié)日，所以很容易被“分而治之”。好在東亞各國(guó)還有一個(gè)農(nóng)歷（陰歷）新年。他們也應(yīng)當(dāng)享受自己的權(quán)利。正月初一開國(guó)際會(huì)議定會(huì)使中國(guó)人感到十分掃興。過(guò)年時(shí)節(jié)開會(huì)，聽起來(lái)似乎不近情理，但也確有此事。

     （五）其它同時(shí)舉行的重要國(guó)際會(huì)議或活動(dòng)。國(guó)際會(huì)議在同一地點(diǎn)同時(shí)舉行，毫不奇怪。有時(shí)在同一旅館里，二三個(gè)國(guó)際會(huì)議同時(shí)召開。在策劃重大國(guó)際會(huì)議時(shí)，應(yīng)避免同其他重要會(huì)議同時(shí)舉行。兩個(gè)重要國(guó)際會(huì)議同時(shí)搶占頭條新聞，只能彼此沖淡。更不要自討沒(méi)趣去同盛大的國(guó)際活動(dòng)爭(zhēng)時(shí)間。奧運(yùn)會(huì)期間，大概還會(huì)有人在洛杉磯、漢城或巴塞羅那舉行同奧運(yùn)會(huì)無(wú)關(guān)的重要國(guó)際會(huì)議。

    確定國(guó)際會(huì)議日期，事先要考慮周密，決定后不要輕易更改。特別是在邀請(qǐng)信發(fā)出后，準(zhǔn)備與會(huì)的代表均已把赴會(huì)的時(shí)間留出。如此時(shí)更改時(shí)間會(huì)給許多人帶來(lái)不便，甚至使部分人取消赴會(huì)打算。如確需更改，要表示歉意，申明理由，及早通知，以挽回影響。

    更改會(huì)議日期有兩種可能。一種是延期，另一種是取消會(huì)議。確定新的會(huì)議日期尤要謹(jǐn)慎，防止一改再改。取消原定的會(huì)議更是忌諱。如因不可抗拒的突發(fā)事件所致，還情有可原，如由于發(fā)起人或組織者事先考慮不當(dāng)或內(nèi)部紛爭(zhēng)，造成財(cái)源中斷，反對(duì)派阻撓，合作者撤出或自己改變初衷，當(dāng)事人的威望便會(huì)受損。

    六、會(huì)議地點(diǎn)

    國(guó)際會(huì)議地點(diǎn)的選擇也有一套學(xué)問(wèn)。一般地講，會(huì)議策劃者傾向于選擇交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、設(shè)施齊全、活動(dòng)方便的地點(diǎn)為會(huì)址。但理想和實(shí)際常有距離，選擇時(shí)須做仔細(xì)的調(diào)查研究。選擇的內(nèi)容大體上有三個(gè)方面：

    一、國(guó)家的選擇。國(guó)際會(huì)議的策劃者在選擇某個(gè)國(guó)家作為會(huì)議東道國(guó)時(shí)往往面臨以下問(wèn)題：

       1．有沒(méi)有國(guó)家愿意承辦？并非所有的國(guó)家對(duì)所有的問(wèn)題都同樣感興趣。不同的國(guó)家有不同的側(cè)重。北歐國(guó)家對(duì)環(huán)境問(wèn)題興趣更濃，日本熱衷于人力資源開發(fā)，而發(fā)展中國(guó)家更關(guān)心改變經(jīng)濟(jì)落后。因此，要找到若干個(gè)對(duì)某一主題都感興趣的國(guó)家以便從中選擇，實(shí)非易事。

       2．是否所有國(guó)家的與會(huì)者都愿前去？有些 國(guó)家為打開關(guān)系、樹立形象，往往愿意承辦國(guó)際會(huì)議，但有的可能因內(nèi)外政策而聲名狼藉，有的因外界刻意渲染而形象欠佳，有的則因敵手的造謠中傷而蒙受污損。許多代表，懾于國(guó)內(nèi)外輿論，對(duì)在此類國(guó)家舉行國(guó)際會(huì)議都會(huì)有保留意見(jiàn)或取反對(duì)立場(chǎng)。

       3．是否具備承辦國(guó)際會(huì)議的條件？有些國(guó)家、有意承辦國(guó)際會(huì)議，對(duì)外形象也較好，但經(jīng)濟(jì)落后，基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，甚至可能社會(huì)動(dòng)蕩，安全難有保證。這樣的國(guó)家往往也被排除在考慮之外?；I措不到充分經(jīng)費(fèi)也會(huì)使人知難而退。

       4．選擇時(shí)關(guān)系能否擺平？即使以上三點(diǎn)都條件具備，國(guó)際會(huì)議的策劃者有時(shí)也面臨難以處理的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系。不同的利益集團(tuán)、地理區(qū)域和國(guó)家常常為爭(zhēng)奪一個(gè)重要的國(guó)際會(huì)議而打破了頭。如果你把承辦權(quán)交給了發(fā)達(dá)國(guó)家，發(fā)展中國(guó)家可能不悅；交給了拉美，亞洲可能皺眉；交給了伊拉克，伊朗可能強(qiáng)烈不滿。

    從以上四點(diǎn)看來(lái)，國(guó)際會(huì)議的策劃者在確定去哪個(gè)國(guó)家開會(huì)時(shí)，選擇余地是較小的。這的確是難為他們了。

    二、城市的選擇。如果說(shuō)國(guó)家的選擇更多地考慮了政治因素，那么國(guó)際會(huì)議的策劃者在選擇城市時(shí)，更多地注重城市的自然環(huán)境、物質(zhì)條件及人文狀況。這是為了保證會(huì)議能在盡可能優(yōu)美、寬松、便利的環(huán)境中舉行。策劃者關(guān)心的焦點(diǎn)是：

       1．?dāng)M議中的城市同外界的交通通訊條件，譬如說(shuō)是否有較多的航線和航班。因?yàn)閲?guó)外的與會(huì)者絕大多數(shù)是乘坐飛機(jī)進(jìn)出國(guó)境的。如航線多、航班密，旅客的選擇余地就大，受滯阻的危險(xiǎn)就小。同國(guó)外的電話、傳真聯(lián)系是否暢通，以便在會(huì)議期間與派出國(guó)保持正常聯(lián)系，也是策劃者應(yīng)該關(guān)心的。

       2．該城市基礎(chǔ)設(shè)施的健全程度。這是指水、電供應(yīng)是否充足，市內(nèi)交通是否方便等。沒(méi)有這些基本保證，工作和生活都必然要受影響。

       3．該城市的衛(wèi)生、安全狀況?？紤]這些問(wèn)題是為了保障與會(huì)者的健康和人身安全。一個(gè)污染嚴(yán)重、疫病流行、暴力充斥、沖突迭起的城市是難以入選的。

    這些條件在現(xiàn)代化大都市一般都有保證，中小城市則難以確定。對(duì)發(fā)展中國(guó)家來(lái)說(shuō)，它們尤需作出更大的努力，為吸引國(guó)際會(huì)議到本國(guó)舉行創(chuàng)造條件。較為先進(jìn)的發(fā)展中國(guó)家也把國(guó)際會(huì)議看作有高附加值的產(chǎn)業(yè)，借以推動(dòng)本國(guó)經(jīng)濟(jì)繁榮。

    國(guó)際會(huì)議也有相對(duì)集中于少數(shù)城市的趨勢(shì)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，每年在紐約舉行的國(guó)際會(huì)議約4000個(gè)，日內(nèi)瓦、布魯塞爾和維也納僅次于紐約。這些城市能吸引如此眾多的國(guó)際會(huì)議，除城市的優(yōu)越條件外，還因它們是國(guó)際機(jī)構(gòu)總部比較集中的地方，擁有比較齊全的會(huì)議設(shè)施和比較出色的會(huì)議服務(wù)。在亞太地區(qū)，曼谷之成為國(guó)際會(huì)議中心城市也與此有關(guān)。

    某些特殊的考慮也會(huì)使策劃者舍條件優(yōu)越的大城市而取條件適當(dāng)?shù)闹行〕鞘?，甚至窮鄉(xiāng)僻壤。例如：

       1．為了結(jié)合考察和研究而選擇與會(huì)議主題有密切關(guān)系的地方。關(guān)于最不發(fā)達(dá)國(guó)家的會(huì)議就可能選在某個(gè)最不發(fā)達(dá)國(guó)家舉行。關(guān)于沙漠化的研討會(huì)就會(huì)選在離沙漠不遠(yuǎn)的中小城市或建有沙漠研究中心的地方舉行。

       2．出于安全和保密的考慮也會(huì)使策劃者選擇某個(gè)遠(yuǎn)離城市，便于控制和管理的地點(diǎn)舉行會(huì)議。1993年亞太經(jīng)合組織的領(lǐng)導(dǎo)人非正式會(huì)議便選在西雅圖13公里外一個(gè)名叫“布萊克”的偏遠(yuǎn)小島舉行。首腦會(huì)議找偏遠(yuǎn)處召開，在歷史上不管其例。

       3．為了使與會(huì)者能集中精力于會(huì)議，提高工作效率，一些會(huì)議也選在僻靜的去處舉行，以避開喧鬧、繁華的城市。它可能是山林中或海邊的一個(gè)莊園或別墅。

    三、旅館的選擇。許多國(guó)際會(huì)議租用旅館、飯店舉行。國(guó)際會(huì)議的策劃者對(duì)于旅館的選擇往往是比較挑剔的。特別是重要的國(guó)際會(huì)議，許多大旅館都競(jìng)相招攬。這不僅是鑒于經(jīng)濟(jì)效益，更是為了提高聲譽(yù)。如此便給予策劃者較大的選擇余地旅館所在的地段是否適中，服務(wù)質(zhì)量高低，會(huì)議設(shè)施優(yōu)劣，有無(wú)舉辦國(guó)際會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，都是策劃者所要考慮的。當(dāng)然，遇到旅游季節(jié)，賣給方市場(chǎng)占優(yōu)時(shí)，國(guó)際會(huì)議策劃者也會(huì)有求于人。以地段的選擇為例，1992年聯(lián)合國(guó)某機(jī)構(gòu)在北京舉行年會(huì)，中國(guó)方面提出了幾家旅館供對(duì)方選擇。最后，對(duì)方還是選中了國(guó)貿(mào)中心，其主要考慮之一是，國(guó)貿(mào)中心的位置在市內(nèi)中心地帶，離使館區(qū)近，購(gòu)物方便，附近還有建國(guó)飯店、京倫飯店等高檔旅館可供與會(huì)者選用。

    談到服務(wù)質(zhì)量，人們常常想到服務(wù)員的待客態(tài)度和勤快程度。這兩者固然重要，但伍方會(huì)議服務(wù)提醒大家也不要忽視工作臺(tái)的規(guī)范化和外語(yǔ)訓(xùn)練問(wèn)題。所謂規(guī)范化就是服務(wù)要符合一定的規(guī)程，不能自搞一套。譬如說(shuō)，客人在房間里時(shí)，服務(wù)員就應(yīng)少去打擾。如果一會(huì)兒進(jìn)去問(wèn)暖，一會(huì)兒進(jìn)去問(wèn)寒，表面上看很熱情，客人卻會(huì)感到不勝其煩。至于外語(yǔ)，它也應(yīng)是涉外飯店服務(wù)員的基本功。如果客人只能用打手勢(shì)和服務(wù)員溝通，應(yīng)付感到十分不便。國(guó)際會(huì)議的先遣人員只要在這樣的飯店里住上一二天，可能就會(huì)從候選名單上把這個(gè)飯店勾掉。