對(duì)于舉辦一個(gè)具有相當(dāng)規(guī)模會(huì)議的組織者來(lái)說(shuō)，如何讓眾多的會(huì)議參與者在每一個(gè)環(huán)節(jié)諸如簽到、開(kāi)會(huì)、餐飲、娛樂(lè)、學(xué)習(xí)、交流等項(xiàng)目中得到他們想得到的東西，同時(shí)又能關(guān)注到與會(huì)者一些意想不到的情況。此外，還要解決隨時(shí)都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒(méi)有及時(shí)到場(chǎng)、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢？伍方會(huì)議服務(wù)作為一個(gè)專業(yè)的會(huì)議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。

一、 確立明確的目標(biāo)。對(duì)任何一個(gè)商業(yè)公司而言，要想讓會(huì)議開(kāi)得有價(jià)值，必須要有一個(gè)明確的目的。通過(guò)會(huì)議獲取所需，提供給與會(huì)者相應(yīng)的價(jià)值，并且能回報(bào)投資。

二、 完善信息的采集與分析。信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細(xì)節(jié)請(qǐng)看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會(huì)議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。

三、 實(shí)施嚴(yán)格的現(xiàn)場(chǎng)管理。在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理時(shí)，一定要嚴(yán)格地對(duì)照計(jì)劃表上的事項(xiàng)進(jìn)行操作，任何疏漏都會(huì)導(dǎo)致會(huì)議的失敗。此外，現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力。

四、 結(jié)束與細(xì)致的總結(jié)。成功的會(huì)議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財(cái)務(wù)管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會(huì)議結(jié)束后總結(jié)一下自己的問(wèn)題，將這些答案匯總起來(lái)，應(yīng)用于下一次的會(huì)議計(jì)劃。

五、 爭(zhēng)取優(yōu)秀，而不是完美。無(wú)論會(huì)議大小與否，再好的會(huì)議計(jì)劃都不可能達(dá)到完美，最重要的事情是建議、設(shè)計(jì)和修正。

六、 記住、顧客永遠(yuǎn)是第一。你的聽(tīng)眾是你的顧客，他們會(huì)付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價(jià)值，他們必須要體會(huì)到此次會(huì)議的重要性。如果你覺(jué)得有什么事比顧客更重要，請(qǐng)記?。侯櫩陀肋h(yuǎn)是第一重要的！

七、合理控制預(yù)算。要學(xué)會(huì)分析并合理地使用預(yù)算。額外花費(fèi)的錢應(yīng)該首先使與會(huì)者收益。

八、清晰而明確的溝通。清晰而明確的交流是整個(gè)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。想象你是一個(gè)與會(huì)者，不了解內(nèi)部的計(jì)劃、程序或是后備工作，如何在最短的時(shí)間內(nèi)了解這一切呢？

九、成熟的危機(jī)管理。針對(duì)不可預(yù)見(jiàn)的問(wèn)題與可能的場(chǎng)景危機(jī)，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來(lái)，然后逐一提出解決方案。

十、提供足夠的價(jià)值。為了滿足與會(huì)者的需求，一個(gè)會(huì)議項(xiàng)目應(yīng)該能提供給聽(tīng)眾有用的價(jià)值，無(wú)論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)或經(jīng)銷商會(huì)議---內(nèi)容是關(guān)鍵，充實(shí)的內(nèi)容將使價(jià)值在會(huì)議中得以體現(xiàn)。

資料整理：小艷