伍方會議服務(wù)可以毫不夸張地說，每一個國際會議都是一個系統(tǒng)工程，只因各自的層次高低不同、規(guī)模大小不一而迥異。從鄰近各國，甚至世界各地，調(diào)兵遣將匯集數(shù)十人乃至數(shù)千人至某地參加一次國際讎已屬不易。會議中，既要使代表們能開誠布公，暢所欲言，又要使會議的高座雄辯中保持一致，善始善終，更費周折。何況國際會議的與會者都有一定的身份，不是專家教授，便是社會賢達(dá)；不是商賈巨富，便是部長大臣。如會務(wù)安排發(fā)生差錯或生活接待有所疏忽都會造成不良的國際影響，使組織者感到尬尷，使代表們感到遺憾。國際會議還是個跨行業(yè)、跨部門的工作，從外事到旅游，無不一一涉及。它必須有許多單位的密切配合與合作，層層負(fù)責(zé)，環(huán)環(huán)扣緊，才能事竟于成。進(jìn)行這樣的系統(tǒng)工程，如不事先預(yù)作周密的策劃，而是“跟著感覺去走”，走一步看一步，就難保不出問題。對國際會議要預(yù)做認(rèn)真策劃的目的是：

       一、有條不紊地進(jìn)行工作。有了策劃，什么時間完成什么，完成到什么程度，由誰來完成，便心中有數(shù)，可以避免盲目性和隨意性，加強(qiáng)時間觀念。

       二、預(yù)見可能遇到的困難。未雨綢繆。策劃即使不能防止意外險阻的出現(xiàn)，至少能使人處變不驚，增加工作的主動性。

       三、對各種需要做出估計。兵馬未動，糧草先行。國際會議需要充分的人力、物力和財力支持。有了規(guī)劃才能估計到各種需要的種類、數(shù)量和出現(xiàn)的時間，預(yù)做準(zhǔn)備，防患于未然。

       國際會議的組織者理所當(dāng)然地要認(rèn)真進(jìn)行策劃，其他與會人士雖不直接從事策劃，但熟悉一下國際會議的形成和內(nèi)中的問題，也定會有所裨益。

       策劃國際會議需要注意：

       一、及早動手。通常一個大型國際會議的構(gòu)思、醞釀和策劃一年前就要開始。策劃是個漸進(jìn)的過程。在構(gòu)思和醞釀階段中，策劃的雛形實際上也在形成，只是待籌備進(jìn)行到一定階段時，人們要求看到工作設(shè)想和實施方案，正式的策劃才破繭而出。經(jīng)驗表明，策劃宜早不宜遲，原因是需要留出討論、修改和審批的充分時間。

       二、全面考慮。國際會議的準(zhǔn)備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時疏漏在將來造成損失。如會議主題選擇不當(dāng)就可能使會議談不起來；如時間選擇不當(dāng)，正值寒冬或酷暑，就會使用權(quán)與會者叫苦不迭；如會場未選合適，會議服務(wù)跟不上來，就會使會議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應(yīng)對策劃者求全責(zé)備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關(guān)鍵環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)大的閃失。

       三、訂出落實的時間表。為了保證策劃能按時實施，必須訂出各階段任務(wù)的具體落實時間表。這一時間表是督促檢查的依據(jù)，也是掌握進(jìn)度，調(diào)整快慢的準(zhǔn)繩。經(jīng)驗證明，掌握以下兩個環(huán)節(jié)是關(guān)鍵：

          1．會議請柬發(fā)出的時間；

          2．代表抵達(dá)和簽到的時間。

    會議請柬的發(fā)出是會議前期準(zhǔn)備完成的重要標(biāo)志。很難設(shè)想在會議名稱、主題、時間、地點、與會范圍及經(jīng)費確定和落實之前，就發(fā)出請柬。代表的順利抵達(dá)和簽到則是會前準(zhǔn)備已經(jīng)全部就緒，會議即將開始實質(zhì)性活動的另一重要標(biāo)志。因此，如能科學(xué)地確定發(fā)出請柬和代表報到的時間，并認(rèn)真予以執(zhí)行，其他準(zhǔn)備工作便可一一帶動。

      四、借助他山之石。對于我們許多人來說，國際會議還是一個相對的新事物。我們的知識有限，經(jīng)驗不足，應(yīng)當(dāng)求助于國內(nèi)外的先行者，汲取他們的經(jīng)驗教訓(xùn)，結(jié)合本行業(yè)、本部門、本會議的特點，加以具體策劃。別人的總結(jié)、規(guī)劃、報告都有參考價值，可以借來一閱。有時，“與君一席談勝讀十年書”，也不妨一試。

    對策劃國際會議的目的和注意事項有了基本了解之后，我們就可以就策劃中經(jīng)常遇到的問題做進(jìn)一步探討。

    一、會議宗旨

    所謂會議宗旨就是指舉辦某一特定國際會議的目標(biāo)。對此，會議的主辦者都會準(zhǔn)確和簡明的語言加以闡明。例如1981年在墨西哥舉行的坎昆首腦會議的主要目的便是：“通過國際元首和政府首腦，對全球談判和其他講臺上關(guān)于國際經(jīng)濟(jì)合作的其他努力，獲得認(rèn)識上的真正一致，并給予積極的政治推動，以促進(jìn)全球談判達(dá)成協(xié)議。”從這段文字里，我們至少可以看出三層意思：

    （一）與會者的層次：國際元首和政府首腦；

    （二）目的：促進(jìn)全球談判達(dá)成協(xié)議；

    （三）手段：對全球談判和其他講臺上關(guān)于經(jīng)濟(jì)合作的其他努力，獲得認(rèn)識的真正一致，并給予積極的政治推動。

    被邀請者應(yīng)當(dāng)根據(jù)會議宗旨決定是否與會、與會的積極程度以及自己的方針策略。某些會議的宗旨可能有悖于被邀請者的立場和主張。例如，一些西方人士就不贊成不結(jié)盟的原則，甚至認(rèn)為不結(jié)盟是不道德的行為。持此種態(tài)度者便不會出席討論以肯定不結(jié)盟原則為宗旨的國際會議。如果去了，也是為了去唱反調(diào)。同時，某些國際會議的必發(fā)起者也會訂立他人難以接受的會議宗旨使許多人望而卻步。

    世界上的事情是復(fù)雜的。許多時候，公布的會議宗旨不一定能全部反映發(fā)起者的意圖。不少國家、機(jī)構(gòu)和人士在舉辦國際會議時都有自己另外的不便明講但并非不正當(dāng)?shù)哪康?-宣傳自己，擴(kuò)大影響，收集信息。這些考慮，如不過分，不足為奇。因為幾乎毫無例外，誰都想通過舉辦國際會議獲得某種好處。因此，要清楚了解發(fā)起者、組織者、贊助者的背景，以便準(zhǔn)確判斷，哪些弦外之音屬正常做法，哪些是離弦走板。

    有的國際會議旨在處理當(dāng)前的緊迫問題--日元升值、股市暴漲、邊界沖突、民族糾紛、難民潮、毒品過境等。這種會議往往引人注目，成為頭條新聞。某些會議的主要目的不在立即解決什么問題，而在于創(chuàng)造和解氣氛。會議能把敵對方面帶到會議桌上來，本身便是國際社會的勝利。近年來，圍繞柬埔寨、中東、前南斯拉夫問題而舉行的國際會議便是例證。更多的國際會議，既不是為了解決問題，也不是為了創(chuàng)造氣氛，而是為了實現(xiàn)國際交流，包括學(xué)術(shù)研討、人才培訓(xùn)、業(yè)務(wù)洽談等。此種會議往往具有氣氛和諧和進(jìn)行平順的特點，其目的不在取得共同的結(jié)論，而是重在切磋爭鳴。此外，還有一種為慶祝、紀(jì)念某一歷史性事件或嘉獎某一突出貢獻(xiàn)而舉行的國際會議。這種會議常伴隨慶典儀式并同學(xué)術(shù)討論相結(jié)合。

    國際會議的策劃者必須明確自己的會議宗旨。這種宗旨可以反映于文字上，也可以隱蔽于具體做法背后。策劃者據(jù)此確定會議的進(jìn)行方式。

    二、會議名稱

    我們每個人都有一個姓名--張三、李四、彼得、約翰。國際會議成千上萬，也各有名稱，以示區(qū)別。人的姓氏取自山川樹木、飛禽走獸、職業(yè)工種、冊封官銜。國際會議則可以得名于：

    （一）所屬國際機(jī)構(gòu)的名稱，如聯(lián)合國大會、國際紅十字大會、各國議會聯(lián)盟大會、扶輪國際大會；

    （二）與會國所屬的集團(tuán)，如西方七國首腦會議、世界穆斯林大會、歐佩克（石油輸出國組織）部長級會議、英聯(lián)邦政府首腦會議；

    （三）與會國所在的地區(qū)，如泛美會議、非洲國家首腦會議、亞太區(qū)域和平會議、歐洲安全和合作會議；

    （四）舉行會議的地點，如舊金山會議、萬隆會議、布雷頓森林會議、達(dá)沃斯世界經(jīng)濟(jì)論壇；

    （五）所屬專業(yè)或職業(yè)，如世界林業(yè)會議、聯(lián)合國海洋法會議、國際敦煌學(xué)術(shù)會議、亞洲胸外科醫(yī)生會議；

    （六）突出的國際問題，如聯(lián)合國最不發(fā)達(dá)國家會議、世界人口會議、柬埔寨巴黎國際會議、關(guān)于裁軍問題的特別聯(lián)大；

    （七）社會主張或政治運動，如世界反對各族隔離行動大會、亞非人民團(tuán)結(jié)大會、世界佛教徒大會、國際社會常代表大會。

    為了使用上的方便，國際會議常用簡稱。為此，需查核會議的全稱，以確定何所指。如“日內(nèi)瓦會議”便不計其數(shù)。假若不加以限定，就無法使人對號入座。我國在50年代中期就參加過兩次日內(nèi)瓦會議。一次是1954年關(guān)于朝鮮和印支問題的日內(nèi)瓦會議，另一次是1955年關(guān)于老撾問題的日內(nèi)瓦會議。

    國際機(jī)構(gòu)召開的常會、例會通常都排以序號，以表明會議的順序并便于辨別。例如，第X屆特別聯(lián)大、第X屆不結(jié)盟國家和政府首腦會議、太平洋經(jīng)濟(jì)合作會議第X屆國際大會等。除序數(shù)外，人們還經(jīng)常在常會、例會的名稱上標(biāo)明會議的主題。例如，在“第一屆特別聯(lián)大”前又冠以“關(guān)于巴勒斯坦問題”的字樣，形成意思更為完整的“關(guān)于巴勒斯坦問題的第一屆特別聯(lián)大”。

    國際會議的名稱應(yīng)力求簡短、易讀、易記。以為把名稱叫得越復(fù)雜便函顯得越重要的認(rèn)識是沒有根據(jù)的。至少從公關(guān)的角度來看是不可取的。舉例，稱“亞太合作國際會議”便足矣。如取名“亞太合作國際會議：日、美、中新興工業(yè)經(jīng)濟(jì)及東盟的作用”便嫌繁冗了。

    三、會議主題

    我們寫文章時總要定個題名，把文章主要內(nèi)容畫龍點睛地勾畫出來。同樣，一次國際會議審議的實質(zhì)問題也應(yīng)通過會議主題概括出來，并盡可能反映時代特征或問題的緊迫感。

    確定會議主題，使之精確、簡明、有號召力、引人注目，是要費一番思索的。譬如說，我們要舉辦一次關(guān)于東北亞問題的國際研討會。為了使它具有時代氣息，人們開始時選用“對東北亞發(fā)展前景的瞻望”為主題。嗣后有人建議同2000年掛鉤以便更有號召力，于是改為“走向2000年的東北亞”。但也有人認(rèn)為不如用“2000年之交的東北亞”，可把時間跨度拉大些。又有人說，用“二十一世紀(jì)”比“2000年”口號更響亮。但有人爭辨說“二十一世紀(jì)”長達(dá)百年，時間跨度又嫌過長。最后，眾人達(dá)成協(xié)議，采用了眾議的“走向二十一世紀(jì)的東北亞”為主題。可見確定一個會議主題有時頗費周折，需要集思廣益。

    有時，在主題外還另加副題。副題用以進(jìn)一步補(bǔ)充和說明主題。例如，聯(lián)合國亞太經(jīng)社會北京年會的主題是“區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作”，但“區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作”的領(lǐng)域很廣。為了便于討論，又加上副題“前景、優(yōu)先事項和政策選擇”，使主題范圍集中一些。這就形成了一個“主題+副題”的程式：“亞太經(jīng)濟(jì)社會的區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作：前景、優(yōu)先事項和政策選擇”。同樣，上面提到的“走向二十一世紀(jì)的東北亞”也可以“經(jīng)濟(jì)和技術(shù)合作”等為副題，使討論更加集中。

    會議東道國傾向于確定對自己有利的主題，但也應(yīng)注意吸納他人意見，取得多數(shù)支持，避免借地主之便強(qiáng)加于人。

    四、會議的層次

    國際會議都有一定的層次。凡是戰(zhàn)爭、和平、領(lǐng)土、邊界等重大政治問題以及有關(guān)商貿(mào)、科技、文教等的條約及協(xié)定都需召開政府間會議來討論。于是產(chǎn)生了按照與會的政府領(lǐng)導(dǎo)人的身份高低劃分的國際會議，如首腦會議、部長級會議、高級官員會議等。有些問題雖不涉及整個國家利益，但也須由擁有實力和影響的權(quán)威人士來解決。于是有了所長、行長、董事長、總經(jīng)理級的國際會議。出席會議的代表可以攜帶級別低一點的助手，作為副代表、助理代表、顧問、專家與會，但他本人的身份必須符合會議的要求。由此可見，國際會議的層次實際上取決于正代表的身份。這種身份可以由該代表的官階、職稱反映出來，也可以由其社會聲望、政治影響、學(xué)術(shù)地位、藝術(shù)水準(zhǔn)面體現(xiàn)。

    當(dāng)然，國際間也有許多平民大眾的會議。這些“草根”級的會議在推動人民間的相互了解、友好、交流也發(fā)揮了十分重要的作用，因此不可因為它們屬于“下層”而受到輕視。但在等級社會里，論資排輩，以權(quán)勢取人仍是通行的做法。習(xí)慣難以打破，而屬于不同層次的人彼此間也不無隔閡。某些大人物可能不屑于同下層次的人士或低于自己的人同坐在一張會議桌上。因身份不同而拒絕與會的事情并不少見。而有些清高的民間人士也不見得愿意同權(quán)勢者“合謀”。因此，從實際出發(fā)，在國際出發(fā)，在國際會議中，劃分不同的層次，予以分別對待，看來是必要的。

    一般地講，國際會議都是同一層次的人的聚首。有時與會者的身份可以稍有差異，但不能相差太遠(yuǎn)。部長級的會議須由正、副、助理部長參加。如規(guī)定是副部長級的會議，派去正部長就顯示派出國家的特別重視，代表在會議中會備受尊敬。如派去助理部長，則在排名時次序就要靠后。如派出低于助理部長的官員為代表就顯得異常，可能會受到拒絕或冷落。外交上頗講身份、地位、級別的對等。這種對等觀念也常常反映于國際會議中。

    所謂層次并不一定指的都是官階。舉行一次銀行巨頭或財政部長的國際會議，受重視的程度不亞于國家元首。這些掌握了國家經(jīng)濟(jì)、財政實權(quán)的人物住的是總統(tǒng)套間，外出時警車開道，會見者是總統(tǒng)、議長，講話是頭條新聞?；视H國戚所受的隆重接待也不能用職位來衡量。杰出的政治活動家、知名科學(xué)家和文壇巨星的國際性集會也會引起轟動?？梢姡c會者的權(quán)勢和知名度大小也是層次。

    越是層次高的國際會議，接待規(guī)格也越高。為了一次首腦級的國際會議或是一次有重大影響的國際會議，有的國家甚至不惜工本，大興土木，蓋起大廈，準(zhǔn)備工作也由國家領(lǐng)導(dǎo)人親自抓。在財政預(yù)算、力量配備、動員程度上都可看出規(guī)格的不同。

    在同一層次的會議中，對小國的與會者接待規(guī)格也應(yīng)因人而異。高層次的人士低規(guī)格接待，或低層次人士高規(guī)格接待，都是不妥的。通常對代表團(tuán)團(tuán)長和團(tuán)員，對正式代表和觀察員，對與會者和工作人員，待遇均不同。伍方會議服務(wù)打個比方，所在國領(lǐng)導(dǎo)人可能僅接見代表團(tuán)團(tuán)長，會上發(fā)言權(quán)僅給正式代表，招待會僅邀請列入代表名單的與會者等。