伍方會議服務(wù)認(rèn)為年會的組織大致可以分為七個(gè)環(huán)節(jié)：
（1）確定活動立項(xiàng)
（2）制定預(yù)算
（3）選定會務(wù)代理
（4）確定方案
（5）確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)
（6）結(jié)算
（7）總結(jié)

年會的組織有五個(gè)要素：
（1）預(yù)算
（2）人數(shù)
（3）參會人員組成
（4）會議主要議題
（5）會議時(shí)間

        這五個(gè)要素牽涉到在整個(gè)年會組織過程中選址、酒店、餐標(biāo)、禮品、活動安排等一系列決策。
        不過在這里，伍方會議服務(wù)提醒大家在制定預(yù)算環(huán)節(jié)，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費(fèi)、禮品，有的年會還要加上會后的旅游預(yù)算。