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伍方會(huì)議-一站式會(huì)議服務(wù)、活動(dòng)策劃執(zhí)行、杭州年會(huì)策劃公司 400-0571-361

會(huì)議中的社會(huì)活動(dòng)

發(fā)布時(shí)間:2013-07-29   內(nèi)容來(lái)源:杭州年會(huì)策劃公司 http://www.91haowangamer.com

會(huì)議期間社會(huì)活動(dòng)的安排,伍方會(huì)議服務(wù)在策劃中也會(huì)把其列入進(jìn)去,并且認(rèn)為其是會(huì)議產(chǎn)品內(nèi)容的有機(jī)組成部分,而且是必不可少的,因?yàn)槿藗儏⒓訒?huì)議的重要個(gè)人目的之一就是與人交往,結(jié)識(shí)一些同行朋友。如果會(huì)議組織者不安排,參加會(huì)議的人們就會(huì)自發(fā)組織各種社會(huì)活動(dòng),這樣,與會(huì)者很可能就分成幾個(gè)小團(tuán)體,而有些與會(huì)者就被排除在這些小團(tuán)體之外。所以,與其形成這種較亂的情況,還不如會(huì)議組織者好好地安排一下會(huì)議的社會(huì)活動(dòng)。會(huì)議的社會(huì)活動(dòng)包括:

一、會(huì)議開幕式(opening ceremony)

開幕式是所有會(huì)議社會(huì)活動(dòng)中最重要的活動(dòng)。許多國(guó)際組織的年會(huì)召開時(shí),東道國(guó)的國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)出席開幕式并致歡迎詞,既表示對(duì)來(lái)自全世界各個(gè)國(guó)家的專家和學(xué)者的歡迎,同時(shí)也表示國(guó)家對(duì)會(huì)議的重視,在我國(guó)也不例外。國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人參加會(huì)議的開幕式,就不僅是會(huì)議本身的一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng),而成為重要的國(guó)事活動(dòng)了,會(huì)議組織者對(duì)開幕式的高度重視也就不難理解了。開幕式也是與會(huì)者初步認(rèn)識(shí)和交往的機(jī)會(huì)。

但是在當(dāng)今社會(huì)提高效率和崇尚務(wù)實(shí)的潮流影響下,有些會(huì)議也不再組織開幕式,節(jié)省出來(lái)更多的時(shí)間用來(lái)交流。

二、歡迎招待會(huì)(welcome reception)

這是為與會(huì)者剛剛狙擊在一起時(shí)安排的另一次社交活動(dòng),目的是讓老朋友盡早見面,讓新朋友盡快相互熟悉起來(lái),為后面更多的社會(huì)活動(dòng)打下基礎(chǔ)。

歡迎招待會(huì)的食品以涼菜和甜品為主,因此有時(shí)也稱為冷餐招待會(huì)。大多數(shù)會(huì)議的招待會(huì)都安排在會(huì)議的第一天,因此也稱為歡迎招待會(huì)。在許多國(guó)家舉辦國(guó)際會(huì)議時(shí),招待會(huì)的食品的種類很少,數(shù)量也不多,通常都吃不飽。而在我國(guó)舉辦的國(guó)際會(huì)議上的招待會(huì)飯菜豐富,花樣繁多,應(yīng)有盡有,充分展現(xiàn)出我國(guó)的飲食文化。

三、“茶歇”/咖歇(tea/coffee break)

這是會(huì)議中國(guó)為與會(huì)者安排的社交活動(dòng)。與會(huì)者可以利用會(huì)間休息喝茶的機(jī)會(huì)向剛剛演講的演講人提問(wèn)或作進(jìn)一步的交流,與會(huì)者之間也可以相互交流以加深彼此之間的了解,或?qū)ρ葜v人演講的內(nèi)容進(jìn)行探討交流。

由于會(huì)議中間安排有“茶歇”或“咖歇”,會(huì)議室內(nèi)一般不再為與會(huì)者提供任何飲料,有些會(huì)議也只需為每個(gè)與會(huì)者提供一瓶礦泉水即可,而不必提供咖啡或茶水,以免服務(wù)員添加咖啡或茶水影響會(huì)議進(jìn)行。這是國(guó)際會(huì)議的慣例,國(guó)內(nèi)會(huì)議也逐漸開始接受這種做法。

四、雞尾酒會(huì)(cocktail party)

在會(huì)議進(jìn)行中間的晚上,可以舉辦雞尾酒會(huì)等社會(huì)活動(dòng),為與會(huì)者提供進(jìn)一步熟識(shí)、交流的機(jī)會(huì)。雞尾酒會(huì)比較隨意,時(shí)間也比較充裕,與會(huì)者可以進(jìn)行比較深入、充分的交流、探討,進(jìn)一步加深彼此的了解和友誼。

五、體育、休閑活動(dòng)(Leisure activities)

與會(huì)者中有些人喜歡體育、休閑活動(dòng),如健身、游泳、打乒乓球、打網(wǎng)球、打臺(tái)球等,參加會(huì)議期間也想繼續(xù)這些活動(dòng)。如果會(huì)議組織者安排這些活動(dòng),一方面滿足了這部分人的愛好,另一方面也為這部分人提供了社會(huì)交往的機(jī)會(huì),因?yàn)橛泄餐瑦酆玫娜耸呛苋菀捉煌摹?/p>

六、參觀、游覽活動(dòng)(Tour activities)

多數(shù)與會(huì)者參加會(huì)議的動(dòng)機(jī)之一就是順便到會(huì)議舉辦地旅游一下以滿足審美求異的需要。所以,他們或者提早一段時(shí)間到達(dá)會(huì)議舉辦地,或者推遲一段時(shí)間離開會(huì)議舉辦地,想利用這些時(shí)間參觀、游覽當(dāng)?shù)鼗蛑苓叺囊恍┪幕O(shè)施和風(fēng)景名勝點(diǎn)。會(huì)議組織者安排參觀、游覽活動(dòng),既滿足了這些與會(huì)者的愿望,又為他們提供了社交的機(jī)會(huì)。

1.會(huì)前參觀、游覽活動(dòng):為提前到達(dá)的與會(huì)者安排的社會(huì)活動(dòng)。

2.會(huì)后參觀、游覽活動(dòng):為推遲離開的與會(huì)者安排的社會(huì)活動(dòng)。

二者可以相同,也可以不相同。如果會(huì)議較大,最好是會(huì)前和會(huì)后各安排多條不同的線路,以便有些與會(huì)者既可參加會(huì)前的參觀、游覽活動(dòng),又可參加會(huì)后的參觀、游覽活動(dòng)。

七、歡送/閉幕宴會(huì)(farewell/closing banquet)

這是會(huì)議中最后一個(gè)重要的社會(huì)活動(dòng),因?yàn)榻?jīng)常被安排在會(huì)議結(jié)束的那天晚上,也被稱為閉幕宴會(huì)。目的是為與會(huì)者提供一個(gè)話別的機(jī)會(huì),與會(huì)者可以在這個(gè)最后的社交活動(dòng)中留下進(jìn)一步交往的愿望和聯(lián)系辦法。

有些會(huì)議也將一些其他活動(dòng)安排在閉幕宴會(huì)上,例如頒獎(jiǎng)活動(dòng)和答謝活動(dòng)等。通常對(duì)參加宴會(huì)的會(huì)議代表提出著裝的要求,這一點(diǎn)會(huì)在請(qǐng)柬上注明。在我國(guó)絕大多數(shù)歡送宴會(huì)都是桌餐,飯菜以中餐為主,可以適當(dāng)?shù)囟嗵峁┮恍┚扑?,包括品質(zhì)和數(shù)量。

另外,也需要專門為不參加正式會(huì)議的陪同人員安排一些社會(huì)活動(dòng),如參觀、游覽、休閑、運(yùn)動(dòng)、購(gòu)物,使他們不會(huì)在陪伴的人開會(huì)時(shí)感到寂寞、無(wú)聊,讓他們的會(huì)議之行同意也豐富多彩。他們的滿意,會(huì)增添會(huì)議正式代表的滿意度,也會(huì)增加會(huì)議正式代表參加下次系列會(huì)議的可能性。

伍方會(huì)議服務(wù)安排的這些社會(huì)活動(dòng)豐富了會(huì)議產(chǎn)品的內(nèi)涵,滿足了人們參加會(huì)議的重要的個(gè)人目的,非常有助于會(huì)議產(chǎn)品的銷售工作。

資料整理:小燴

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