一、編制會議預算的目的

在會議財務預測的基礎上，伍方會議服務編制會議預算能夠提供一個定量的會議財務計劃，既反映出會議固定支出和可變支出可能是多少，也估算了會議收入是就要努力尋找其他會議經(jīng)費，以保證會議最終不出現(xiàn)財務虧損。預算對于會議財務管理至關重要的另一個原因是會議許多支出都發(fā)生在會議獲得收入前，通過預算可以清楚地了解會議啟動資金需要的金額，避免出現(xiàn)由于啟動資金不足而影響了會議的正?；I備。

二、會議預算的組成

會議預算主要由會議收入和支出兩部分組成，支出中又分為可變支出和固定支出兩部分。固定支出和可變支出兩者之間并沒有一個統(tǒng)一的劃分標準，主要便于在今后的會議籌備中能夠隨時掌握和調整會議預算即可。會議財務預測提供了編制預算的許多關鍵數(shù)據(jù)，根據(jù)會議舉辦城市的各種價格和會議的主要支出的項目就能很容易地編制會議預算。會議預算可以采取多種形式編制，預算列表是常用的一種形式。預算列表可分成幾級管理，常用的為兩級管理。每級預算中都要進行項目分類，就是在預算列表中列出各項。最方便編制預算的表格形式是采用財務管理中最常用的損益平衡表的模式來制定。為節(jié)省經(jīng)費，會議組織者不用單獨為會議涉及一個財務管理軟件，利用微軟辦公軟件中的電子表格（Microsoft Excel）就能很好地進行工作。預算要列出所有收入和開支項目，通常包括序號、項目、價格、數(shù)量、預算金額和實際金額，為方便管理，還可增加一個備注欄。

三、編制會議預算的程序

編制預算的先后順序依次為編制會議的固定支出、可變支出、會議的收入和預算總結。會議的固定支出需要有一定舉辦會議的經(jīng)驗和掌握其他會議的一些歷史數(shù)據(jù)，伍方會議服務會了解現(xiàn)行各種價格并考慮到未來通貨膨脹的因素后進行編制。會議的可變支出根據(jù)預測的會議人數(shù)和各種價格進行編制。根據(jù)會議的人數(shù)和支出，計算出會議注冊費的收費標準，加上會議可能的其他收入，就可以計算出會議的收入。會議額收入和支出完成后，會議的預算總結也就出來了，可以提交給會議組委會審批。

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