和其他會(huì)議一樣培訓(xùn)會(huì)也是同樣分為會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三部分。伍方會(huì)議服務(wù)在多年的會(huì)議活動(dòng)中總結(jié)了以下經(jīng)驗(yàn)，在任何一個(gè)環(huán)節(jié)都要注意細(xì)節(jié)不能馬虎。

會(huì)前：

　　與會(huì)議主辦方充分的溝通（電話/網(wǎng)絡(luò)/面談）

　　制定完備的會(huì)議預(yù)案書給會(huì)議方最好有多種方案作為預(yù)備，并提供合理化建議。

　　協(xié)助客戶考察

　　確定會(huì)議方案（性質(zhì)/要求/日程安排）

　　預(yù)算提交

　　簽訂合同，預(yù)交定金

　　根據(jù)要求預(yù)定酒店/會(huì)議（會(huì)展）場(chǎng)所/車輛等。

　　準(zhǔn)備會(huì)務(wù)用品：代表證/布標(biāo)/會(huì)徽/會(huì)議資料/紙筆/紀(jì)念品等

　　會(huì)議場(chǎng)所的布置：歡迎牌/橫幅/指示牌/設(shè)備測(cè)試等

　　會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)

會(huì)中：

　　會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議所需要的會(huì)議資料/會(huì)議用品/會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品到位

　　會(huì)議場(chǎng)所：酒店、會(huì)議室歡迎條幅/簽到臺(tái)/指示牌等到位

　　會(huì)議設(shè)備：筆記本電腦/投影儀/燈光/音響/錄音等設(shè)備到位

　　會(huì)議接站：專人專車負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)/火車站的接站禮儀公關(guān)等服務(wù)

　　會(huì)議報(bào)到：辦理代表證/收費(fèi)/奮發(fā)材料等工作

　　會(huì)議住宿：負(fù)責(zé)代表房間的分發(fā)工作

　　會(huì)議餐飲：會(huì)議用餐及宴會(huì)安排

　　會(huì)議娛樂：娛樂消費(fèi)形式/消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)/娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)落實(shí)

　　會(huì)議其他服務(wù)：會(huì)議代表合影及DV攝像留念/公關(guān)禮儀/文秘/翻譯及相關(guān)服務(wù)

　　票務(wù)：提供返程航空卷/火車票預(yù)訂服務(wù)

　　后勤和外圍協(xié)調(diào)工作

會(huì)后：

　　會(huì)后旅游考察安排

　　結(jié)帳：列出會(huì)議過程中詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生及說明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳

　　資料：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊(cè)

　　代表和客戶信息反饋/跟蹤服務(wù)

　　會(huì)議總結(jié)，每一會(huì)議結(jié)束之后，伍方會(huì)議服務(wù)都會(huì)總結(jié)一下自己的工作，為下一次服務(wù)做更好的準(zhǔn)備。

資料整理：旭芳