會(huì)議策劃服務(wù)的交通主要指地面交通。地面交通范圍較廣，包括當(dāng)?shù)罔F路系統(tǒng)、機(jī)場(chǎng)接送巴士、酒店免費(fèi)汽車、常規(guī)價(jià)和團(tuán)體價(jià)出租車、大型轎車等。

如果會(huì)議有特殊安排，不管是機(jī)場(chǎng)接送還是會(huì)外活動(dòng)，會(huì)議策劃人員都要提前通知與會(huì)人員。另外，要提前通知機(jī)場(chǎng)、旅行社等安排一些車輛在某個(gè)時(shí)間段接機(jī)。如果是在大城市，或者車輛要在交通高峰期穿越市中心商業(yè)區(qū)，那么你要把與會(huì)者集中到達(dá)或離開的大致時(shí)間提前告訴服務(wù)公司。

會(huì)場(chǎng)與會(huì)場(chǎng)之間的往返大巴服務(wù)通常并不是最好的解決辦法，因?yàn)樗葟?fù)雜又昂貴。我們知道，會(huì)議策劃者最重要的工作之一就是減少開支并避免問(wèn)題的出現(xiàn)。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，會(huì)議策劃者應(yīng)該進(jìn)行深入的調(diào)查和研究，制定出針對(duì)性的計(jì)劃并確定具體開支多少。減少開支、避免問(wèn)題最簡(jiǎn)單的辦法是把費(fèi)用打在會(huì)議注冊(cè)費(fèi)里或贊助費(fèi)里。

為了向與會(huì)者提供最好的地面交通服務(wù)，會(huì)議策劃人員應(yīng)該盡可能提前準(zhǔn)備。比如，在為一個(gè)要在多個(gè)地點(diǎn)舉行的會(huì)議選擇酒店時(shí)，你就要事先留意各地點(diǎn)之間的交通線路。在選擇地面交通服務(wù)商時(shí)，不要只咨詢一家或兩家公司，要多咨詢幾家，并向它們提供與交通相關(guān)的所有詳細(xì)信息。對(duì)于大巴往返服務(wù)，會(huì)議策劃者應(yīng)向服務(wù)商弄清楚以下幾點(diǎn)：最低收費(fèi)是多少（包括司機(jī)費(fèi)用）；超時(shí)收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)是什么；是否提供指示牌；非高峰期服務(wù)（可選擇）如何安排；調(diào)度員是否有對(duì)講機(jī)、調(diào)度員費(fèi)用是多少、地面交通管理人員的費(fèi)用是多少等等。另外，還要問(wèn)清楚收費(fèi)是從車輛出庫(kù)時(shí)起算還是以到達(dá)出發(fā)地點(diǎn)為準(zhǔn)。

資料整理：杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司