你一定迫不及待地想知道：究竟是什么原因讓大多數(shù)會(huì)議無法取得預(yù)想的效果？這正是我們首先需要弄明白的問題。只有找出那些影響會(huì)議效率的敵人們，才可以尋找方法逐個(gè)消滅它們。
“一言堂”
“一個(gè)人說、很多人聽”的會(huì)議是典型的一言堂。領(lǐng)導(dǎo)在主席臺(tái)上夸夸其談，臺(tái)下坐著沉默的聽眾——這樣的場景你一定不陌生。這樣的會(huì)議更像做報(bào)告，完全沒有團(tuán)隊(duì)成員之間的交流。當(dāng)我們只能聽到一種聲音和觀點(diǎn)的時(shí)候，會(huì)議的意義就要大打折扣。會(huì)議不正是為了集思廣益，聽取眾人的意見嗎？如果會(huì)議只是為了召集大家聽一個(gè)人說話，何不讓他寫一份書面的文件，然后發(fā)送給每個(gè)人，豈不更高效？
“一言堂”式的會(huì)議讓組織內(nèi)充滿了官僚氣息，無法充分地發(fā)揮每一位團(tuán)隊(duì)成員的智慧，無法充分調(diào)動(dòng)大家的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。因?yàn)橐谎蕴靡馕吨?ldquo;一人指揮、眾人聽令”的組織行為方式，它封閉了員工與管理者的溝通渠道。這樣的機(jī)制更不可能孕育出自動(dòng)自發(fā)的員工。
主題不明確
很多時(shí)候，會(huì)議的發(fā)起者并沒有想清楚“為什么要開會(huì)”，他只是模糊地認(rèn)為，有些事情需要大家聚到一起商量一下，而對于會(huì)議的主題、目的則缺少認(rèn)真地思考。他們經(jīng)常說：“既然大家都在，就看看我們應(yīng)該首先討論什么問題？”參會(huì)者更是丈二和尚摸不著頭腦，在會(huì)議室耽誤大半天的時(shí)間，卻不知道會(huì)議究竟是做什么！
主題不明確的第二種表現(xiàn)是會(huì)議總是游離主題，無法緊密圍繞既定的主題展開會(huì)議。這種現(xiàn)象就是我們常說的“跑題”。跑題現(xiàn)象是導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間延長的重要原因。幾乎所有人都對這一點(diǎn)感同身受而且深惡痛絕。當(dāng)會(huì)議由一個(gè)主題變成多個(gè)主題的時(shí)候，大家時(shí)間和精力就被瓦解在零散的討論中，而會(huì)議的真正目的卻沒有達(dá)成。
缺乏具體議程
議程是會(huì)議進(jìn)行的程序。議程在會(huì)議開始之前就規(guī)定了會(huì)議依照什么程序進(jìn)行，先討論什么，后討論什么。在議程的提示下，會(huì)議就可以按部就班、有條不紊地進(jìn)行，不會(huì)出現(xiàn)顛倒順序、重復(fù)內(nèi)容、隨意插接等不良現(xiàn)象。而缺乏具體的議程，或者議程不合適，就有可能出現(xiàn)混亂的情況——參會(huì)者覺得會(huì)開得沒頭沒腦，會(huì)議組織者也可能會(huì)遭遇不知所措的尷尬，想不起下一步該做什么。
選擇錯(cuò)誤的與會(huì)者
正確而聰明地選擇參會(huì)者是高效率會(huì)議的必備因素之一。很多會(huì)議邀請了無關(guān)緊要的人，卻忽略了重要人物，尤其是決策者。如果決策者不在會(huì)議現(xiàn)場，會(huì)議就有必要取消，因?yàn)榧词拐匍_了，也無法取得成效。如果同時(shí)邀請兩個(gè)對立部門參加會(huì)議，很可能會(huì)激化兩者之間的矛盾。如果邀請兩個(gè)觀點(diǎn)迥異卻又不輕易妥協(xié)的人參加會(huì)議，就有可能令會(huì)議無果而終。
參會(huì)人數(shù)的多與寡也直接影響著會(huì)議的成效。參會(huì)人數(shù)過多，不僅增加會(huì)議成本，而且增加會(huì)議組織過程的難度，不利于達(dá)成較為一致的會(huì)議結(jié)果。
議而不決
會(huì)議的成果是形成決定、決策。決策需要擁有決策權(quán)的人才能做出。如果一場會(huì)議的過程無懈可擊，獲得普遍認(rèn)同的意見、做法、行為等已經(jīng)形成，卻因?yàn)闆Q策者的不在場而無法做出決策。人們離開了會(huì)議室，一切依然如故，因?yàn)槿狈φ降臎Q定，誰也不敢輕舉妄動(dòng)。這樣的會(huì)議結(jié)果令人惋惜。
規(guī)則不清晰
所謂會(huì)議規(guī)則，就是會(huì)議展開過程中遵循的約定、規(guī)定。例如，參會(huì)者發(fā)言的順序是隨機(jī)的，還是按照座次輪流，抑或是遵循事先商定的順序？參會(huì)者需不需要分組？陳述意見的方式是口頭還是書面，是公開還是匿名？……這些規(guī)則構(gòu)成了團(tuán)隊(duì)的交流機(jī)制，如果它們不存在，那么，會(huì)議將變得一團(tuán)糟。就像不存在足球規(guī)則就不可能踢好足球比賽一樣。當(dāng)會(huì)議主持人宣布“討論”的時(shí)候，大家面面相覷，誰也不愿意先說話，會(huì)場一片沉默——這就是缺乏會(huì)議規(guī)則的原因。
引導(dǎo)不得當(dāng)
抱怨、牢騷、爭吵、人身攻擊……這些都是我們極不愿意在會(huì)議上發(fā)生的事情，可現(xiàn)實(shí)卻不盡如人意——總是有為數(shù)不少的會(huì)議變成了組織內(nèi)部矛盾的源頭。釀成這種悲劇的重要原因是主持人缺乏正確的會(huì)議引導(dǎo)的能力。會(huì)議引導(dǎo)者必須設(shè)法帶領(lǐng)大家奔向最終的會(huì)議目的，而不是踟躕于半路；或者在無關(guān)緊要的事情上耿耿于懷；或者在某一矛盾上過分計(jì)較，導(dǎo)致矛盾擴(kuò)大化；等等。引導(dǎo)者的作用就是指引大家用最小的代價(jià)、高效地達(dá)成會(huì)議目的。然而，不稱職的會(huì)議引導(dǎo)者比比皆是，他們?nèi)狈?jīng)驗(yàn)，控場能力不足，引導(dǎo)技巧匱乏。更糟糕的是，他們普遍缺乏正確引導(dǎo)會(huì)議的意識(shí)。
短話長說
有些人在表述觀點(diǎn)時(shí)習(xí)慣性地做很長的鋪墊，說很多客套話；有些人并沒有自己的主張，只是換一種說法重復(fù)別人的觀點(diǎn)；有些人用很多的時(shí)間論述一個(gè)簡單的觀點(diǎn)，而這個(gè)觀點(diǎn)毫無新意，甚至與會(huì)議主題并沒有十分緊密的關(guān)聯(lián)性；有些人夸夸其談卻不知所云；有些人拐彎抹角地表達(dá)自己的看法，含糊其辭，令人費(fèi)解……這些情況大大降低了會(huì)議的效率。明明是簡單的道理，本可以三言兩語說清楚的事情，卻濃墨重彩、大肆渲染，這不就是浪費(fèi)時(shí)間嗎？
會(huì)后缺失跟進(jìn)
會(huì)議形成的決策落實(shí)了嗎？這恐怕是所有參會(huì)者最為失望的問題。事實(shí)上，會(huì)議成果能夠得到百分之十的貫徹執(zhí)行并且富有成效，就已經(jīng)令人慶幸。從思想到行動(dòng)的距離，總是那么漫長。人們走出會(huì)議室，就已經(jīng)將會(huì)議內(nèi)容忘記了大半，執(zhí)行一小部分，取得成果的又是一小部分，最后我們無奈地發(fā)現(xiàn)，召開會(huì)議對實(shí)際工作并沒有什么意義。這就是我們對會(huì)議失望的最重要原因。
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