每一個(gè)國(guó)際會(huì)議都是一個(gè)系統(tǒng)工程，只因各自的層次高低不同、規(guī)模大小不一而迥異。從鄰近各國(guó)，甚至世界各地，調(diào)兵遣將匯集數(shù)十人乃至數(shù)千人至某地參加一次國(guó)際讎已屬不易。會(huì)議中，既要使代表們能開(kāi)誠(chéng)布公，暢所欲言，又要使會(huì)議的高座雄辯中保持一致，善始善終，更費(fèi)周折。何況 國(guó)際會(huì)議的與會(huì)者都有一定的身份，不是專家教授，便是社會(huì)賢達(dá)；不是商賈巨富，便是部長(zhǎng)大臣。如會(huì)務(wù)安排發(fā)生差錯(cuò)或生活接待有所疏忽都會(huì)造成不良的國(guó)際影響，使組織者感到尬尷，使代表們感到遺憾。

國(guó)際會(huì)議還是個(gè)跨行業(yè)、跨部門的工作，從外事到旅游，無(wú)不一一涉及。它必須有許多單位的密切配合與合作，層層負(fù)責(zé)，環(huán)環(huán)扣緊，才能事竟于成。進(jìn)行這樣的系統(tǒng)工程，如不事先預(yù)作周密的策劃，而是“跟著感覺(jué)去走”，走一步看一步，就難保不出問(wèn)題。對(duì)國(guó)際會(huì)議要預(yù)做認(rèn)真策劃的目的是： 

一、有條不紊地進(jìn)行工作。有了策劃，什么時(shí)間完成什么，完成到什么程度，由誰(shuí)來(lái)完成，便心中有數(shù)，可以避免盲目性和隨意性，加強(qiáng)時(shí)間觀念。 

二、預(yù)見(jiàn)可能遇到的困難。未雨綢繆。策劃即使不能防止意外險(xiǎn)阻的出現(xiàn)，至少能使人處變不驚，增加工作的主動(dòng)性。

三、對(duì)各種需要做出估計(jì)。兵馬未動(dòng)，糧草先行。國(guó)際會(huì)議需要充分的人力、物力和財(cái)力支持。有了規(guī)劃才能估計(jì)到各種需要的種類、數(shù)量和出現(xiàn)的時(shí)間，預(yù)做準(zhǔn)備，防患于未然。 國(guó)際會(huì)議的組織者理所當(dāng)然地要認(rèn)真進(jìn)行策劃，其他與會(huì)人士雖不直接從事策劃，但熟悉一下國(guó)際會(huì)議的形成和內(nèi)中的問(wèn)題，也定會(huì)有所裨益。

策劃國(guó)際會(huì)議需要注意：

一、及早動(dòng)手。通常一個(gè)大型國(guó)際會(huì)議的構(gòu)思、醞釀和策劃一年前就要開(kāi)始。策劃是個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程。在構(gòu)思和醞釀階段中，策劃的雛形實(shí)際上也在形成，只是待籌備進(jìn)行到一定階段時(shí)，人們要求看到工作設(shè)想和實(shí)施方案，正式的策劃才破繭而出。經(jīng)驗(yàn)表明，策劃宜早不宜遲，原因是需要留出討論、修改和審批的充分時(shí)間。

 二、全面考慮。國(guó)際會(huì)議的準(zhǔn)備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時(shí)疏漏在將來(lái)造成損失。如會(huì)議主題選擇不當(dāng)就可能使會(huì)議談不起來(lái)；如時(shí)間選擇不當(dāng)，正值寒冬或酷暑，就會(huì)使用權(quán)與會(huì)者叫苦不迭；如會(huì)場(chǎng)未選合適，會(huì)議服務(wù)跟不上來(lái)，就會(huì)使會(huì)議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應(yīng)對(duì)策劃者求全責(zé)備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關(guān)鍵環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)大的閃失? 

三、訂出落實(shí)的時(shí)間表。為了保證策劃能按時(shí)實(shí)施，必須訂出各階段任務(wù)的具體落實(shí)時(shí)間表。這一時(shí)間表是督促檢查的依據(jù)，也是掌握進(jìn)度，調(diào)整快慢的準(zhǔn)繩。經(jīng)驗(yàn)證明，掌握以下兩個(gè)環(huán)節(jié)是關(guān)鍵：

1．會(huì)議請(qǐng)柬發(fā)出的時(shí)間；

2．代表抵達(dá)和簽到的時(shí)間。

會(huì)議請(qǐng)柬的發(fā)出是會(huì)議前期準(zhǔn)備完成的重要標(biāo)志。很難設(shè)想在會(huì)議名稱、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)范圍及經(jīng)費(fèi)確定和落實(shí)之前，就發(fā)出請(qǐng)柬。代表的順利抵達(dá)和簽到則是會(huì)前準(zhǔn)備已經(jīng)全部就緒，會(huì)議即將開(kāi)始實(shí)質(zhì)性活動(dòng)的另一重要標(biāo)志。因此，如能科學(xué)地確定發(fā)出請(qǐng)柬和代表報(bào)到的時(shí)間，并認(rèn)真予以執(zhí)行，其他準(zhǔn)備工作便可一一帶動(dòng)。

四、借助他山之石。對(duì)于我們?cè)S多人來(lái)說(shuō)，國(guó)際會(huì)議還是一個(gè)相對(duì)的新事物。我們的知識(shí)有限，經(jīng)驗(yàn)不足，應(yīng)當(dāng)求助于國(guó)內(nèi)外的先行者，汲取他們的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，結(jié)合本行業(yè)、本部門、本會(huì)議的特點(diǎn)，加以具體策劃。別人的總結(jié)、規(guī)劃、報(bào)告都有參考價(jià)值，可以借來(lái)一閱。有時(shí)，“與君一席談勝讀十年書(shū)”，也不妨一試。

對(duì)策劃國(guó)際會(huì)議的目的和注意事項(xiàng)有了基本了解之后，我們就可以就策劃中經(jīng)常遇到的問(wèn)題做進(jìn)一步探討。

一、會(huì)議宗旨

所謂會(huì)議宗旨就是指舉辦某一特定國(guó)際會(huì)議的目標(biāo)。對(duì)此，會(huì)議的主辦者都會(huì)準(zhǔn)確和簡(jiǎn)明的語(yǔ)言加以闡明。例如1981年在墨西哥舉行的坎昆首腦會(huì)議的主要目的便是：“通過(guò)國(guó)際元首和政府首腦，對(duì)全球談判和其他講臺(tái)上關(guān)于國(guó)際經(jīng)濟(jì)合作的其他努力，獲得認(rèn)識(shí)上的真正一致，并給予積極的政治推動(dòng)，以促進(jìn)全球談判達(dá)成協(xié)議。”從這段文字里，我們至少可以看出三層意思：

（一）與會(huì)者的層次：國(guó)際元首和政府首腦；

（二）目的：促進(jìn)全球談判達(dá)成協(xié)議；

（三）手段：對(duì)全球談判和其他講臺(tái)上關(guān)于經(jīng)濟(jì)合作的其他努力，獲得認(rèn)識(shí)的真正一致，并給予積極的政治推動(dòng)。

被邀請(qǐng)者應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議宗旨決定是否與會(huì)、與會(huì)的積極程度以及自己的方針策略。某些會(huì)議的宗旨可能有悖于被邀請(qǐng)者的立場(chǎng)和主張。例如，一些西方人士就不贊成不結(jié)盟的原則，甚至認(rèn)為不結(jié)盟是不道德的行為。持此種態(tài)度者便不會(huì)出席討論以肯定不結(jié)盟原則為宗旨的國(guó)際會(huì)議。如果去了，也是為了去唱反調(diào)。同時(shí)，某些國(guó)際會(huì)議的必發(fā)起者也會(huì)訂立他人難以接受的會(huì)議宗旨使許多人望而卻步。

世界上的事情是復(fù)雜的。許多時(shí)候，公布的會(huì)議宗旨不一定能全部反映發(fā)起者的意圖。不少國(guó)家、機(jī)構(gòu)和人士在舉辦國(guó)際會(huì)議時(shí)都有自己另外的不便明講但并非不正當(dāng)?shù)哪康?-宣傳自己，擴(kuò)大影響，收集信息。這些考慮，如不過(guò)分，不足為奇。因?yàn)閹缀鹾翢o(wú)例外，誰(shuí)都想通過(guò)舉辦國(guó)際會(huì)議獲得某種好處。因此，要清楚了解發(fā)起者、組織者、贊助者的背景，以便準(zhǔn)確判斷，哪些弦外之音屬正常做法，哪些是離弦走板。

有的國(guó)際會(huì)議旨在處理當(dāng)前的緊迫問(wèn)題--日元升值、股市暴漲、邊界沖突、民族糾紛、難民潮、毒品過(guò)境等。這種會(huì)議往往引人注目，成為頭條新聞。某些會(huì)議的主要目的不在立即解決什么問(wèn)題，而在于創(chuàng)造和解氣氛。會(huì)議能把敵對(duì)方面帶到會(huì)議桌上來(lái)，本身便是國(guó)際社會(huì)的勝利。近年來(lái)，圍繞柬埔寨、中東、前南斯拉夫問(wèn)題而舉行的國(guó)際會(huì)議便是例證。更多的國(guó)際會(huì)議，既不是為了解決問(wèn)題，也不是為了創(chuàng)造氣氛，而是為了實(shí)現(xiàn)國(guó)際交流，包括學(xué)術(shù)研討、人才培訓(xùn)、業(yè)務(wù)洽談等。此種會(huì)議往往具有氣氛和諧和進(jìn)行平順的特點(diǎn)，其目的不在取得共同的結(jié)論，而是重在切磋爭(zhēng)鳴。此外，還有一種為慶祝、紀(jì)念某一歷史性事件或嘉獎(jiǎng)某一突出貢獻(xiàn)而舉行的國(guó)際會(huì)議。這種會(huì)議常伴隨慶典儀式并同學(xué)術(shù)討論相結(jié)合。

國(guó)際會(huì)議的策劃者必須明確自己的會(huì)議宗旨。這種宗旨可以反映于文字上，也可以隱蔽于具體做法背后。策劃者據(jù)此確定會(huì)議的進(jìn)行方式。

二、會(huì)議名稱

我們每個(gè)人都有一個(gè)姓名--張三、李四、彼得、約翰。國(guó)際會(huì)議成千上萬(wàn)，也各有名稱，以示區(qū)別。人的姓氏取自山川樹(shù)木、飛禽走獸、職業(yè)工種、冊(cè)封官銜。國(guó)際會(huì)議則可以得名于： 

（一）所屬國(guó)際機(jī)構(gòu)的名稱，如聯(lián)合國(guó)大會(huì)、國(guó)際紅十字大會(huì)、各國(guó)議會(huì)聯(lián)盟大會(huì)、扶輪國(guó)際大會(huì)； 

（二）與會(huì)國(guó)所屬的集團(tuán)，如西方七國(guó)首腦會(huì)議、世界穆斯林大會(huì)、歐佩克（石油輸出國(guó)組織）部長(zhǎng)級(jí)會(huì)議、英聯(lián)邦政府首腦會(huì)議； 

（三）與會(huì)國(guó)所在的地區(qū)，如泛美會(huì)議、非洲國(guó)家首腦會(huì)議、亞太區(qū)域和平會(huì)議、歐洲安全和合作會(huì)議；

（四）舉行會(huì)議的地點(diǎn)，如舊金山會(huì)議、萬(wàn)隆會(huì)議、布雷頓森林會(huì)議、達(dá)沃斯世界經(jīng)濟(jì)論壇；

（五）所屬專業(yè)或職業(yè)，如世界林業(yè)會(huì)議、聯(lián)合國(guó)海洋法會(huì)議、國(guó)際敦煌學(xué)術(shù)會(huì)議、亞洲胸外科醫(yī)生會(huì)議；

（六）突出的國(guó)際問(wèn)題，如聯(lián)合國(guó)最不發(fā)達(dá)國(guó)家會(huì)議、世界人口會(huì)議、柬埔寨巴黎國(guó)際會(huì)議、關(guān)于裁軍問(wèn)題的特別聯(lián)大；

（七）社會(huì)主張或政治運(yùn)動(dòng)，如世界反對(duì)各族隔離行動(dòng)大會(huì)、亞非人民團(tuán)結(jié)大會(huì)、世界佛教徒大會(huì)、國(guó)際社會(huì)常代表大會(huì)。

為了使用上的方便，國(guó)際會(huì)議常用簡(jiǎn)稱。為此，需查核會(huì)議的全稱，以確定何所指。如“日內(nèi)瓦會(huì)議”便不計(jì)其數(shù)。假若不加以限定，就無(wú)法使人對(duì)號(hào)入座。我國(guó)在50年代中期就參加過(guò)兩次日內(nèi)瓦會(huì)議。一次是1954年關(guān)于朝鮮和印支問(wèn)題的日內(nèi)瓦會(huì)議，另一次是1955年關(guān)于老撾問(wèn)題的日內(nèi)瓦會(huì)議。國(guó)際機(jī)構(gòu)召開(kāi)的常會(huì)、例會(huì)通常都排以序號(hào)，以表明會(huì)議的順序并便于辨別。例如，第X屆特別聯(lián)大、第X屆不結(jié)盟國(guó)家和政府首腦會(huì)議、太平洋經(jīng)濟(jì)合作會(huì)議第X屆國(guó)際大會(huì)等。除序數(shù)外，人們還經(jīng)常在常會(huì)、例會(huì)的名稱上標(biāo)明會(huì)議的主題。例如，在“第一屆特別聯(lián)大”前又冠以“關(guān)于巴勒斯坦問(wèn)題”的字樣，形成意思更為完整的“關(guān)于巴勒斯坦問(wèn)題的第一屆特別聯(lián)大”。

國(guó)際會(huì)議的名稱應(yīng)力求簡(jiǎn)短、易讀、易記。以為把名稱叫得越復(fù)雜便函顯得越重要的認(rèn)識(shí)是沒(méi)有根據(jù)的。至少?gòu)墓P(guān)的角度來(lái)看是不可取的。舉例，稱“亞太合作國(guó)際會(huì)議”便足矣。如取名“亞太合作國(guó)際會(huì)議：日、美、中新興工業(yè)經(jīng)濟(jì)及東盟的作用”便嫌繁冗了。 

三、會(huì)議主題 

我們寫(xiě)文章時(shí)總要定個(gè)題名，把文章主要內(nèi)容畫(huà)龍點(diǎn)睛地勾畫(huà)出來(lái)。同樣，一次國(guó)際會(huì)議審議的實(shí)質(zhì)問(wèn)題也應(yīng)通過(guò)會(huì)議主題概括出來(lái)，并盡可能反映時(shí)代特征或問(wèn)題的緊迫感。

確定會(huì)議主題，使之精確、簡(jiǎn)明、有號(hào)召力、引人注目，是要費(fèi)一番思索的。譬如說(shuō)，我們要舉辦一次關(guān)于東北亞問(wèn)題的國(guó)際研討會(huì)。為了使它具有時(shí)代氣息，人們開(kāi)始時(shí)選用“對(duì)東北亞發(fā)展前景的瞻望”為主題。嗣后有人建議同2000年掛鉤以便更有號(hào)召力，于是改為“走向2000年的東北亞”。但也有人認(rèn)為不如用“2000年之交的東北亞”，可把時(shí)間跨度拉大些。又有人說(shuō)，用“二十一世紀(jì)”比“2000年”口號(hào)更響亮。但有人爭(zhēng)辨說(shuō)“二十一世紀(jì)”長(zhǎng)達(dá)百年，時(shí)間跨度又嫌過(guò)長(zhǎng)。最后，眾人達(dá)成協(xié)議，采用了眾議的“走向二十一世紀(jì)的東北亞”為主題?？梢?jiàn)確定一個(gè)會(huì)議主題有時(shí)頗費(fèi)周折，需要集思廣益。

有時(shí)，在主題外還另加副題。副題用以進(jìn)一步補(bǔ)充和說(shuō)明主題。例如，聯(lián)合國(guó)亞太經(jīng)社會(huì)北京年會(huì)的主題是“區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作”，但“區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作”的領(lǐng)域很廣。為了便于討論，又加上副題“前景、優(yōu)先事項(xiàng)和政策選擇”，使主題范圍集中一些。這就形成了一個(gè)“主題+副題”的程式：“亞太經(jīng)濟(jì)社會(huì)的區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作：前景、優(yōu)先事項(xiàng)和政策選擇”。同樣，上面提到的“走向二十一世紀(jì)的東北亞”也可以“經(jīng)濟(jì)和技術(shù)合作”等為副題，使討論更加集中。

會(huì)議東道國(guó)傾向于確定對(duì)自己有利的主題，但也應(yīng)注意吸納他人意見(jiàn)，取得多數(shù)支持，避免借地主之便強(qiáng)加于人。 

四、會(huì)議的層次 

國(guó)際會(huì)議都有一定的層次。凡是戰(zhàn)爭(zhēng)、和平、領(lǐng)土、邊界等重大政治問(wèn)題以及有關(guān)商貿(mào)、科技、文教等的條約及協(xié)定都需召開(kāi)政府間會(huì)議來(lái)討論。于是產(chǎn)生了按照與會(huì)的政府領(lǐng)導(dǎo)人的身份高低劃分的國(guó)際會(huì)議，如首腦會(huì)議、部長(zhǎng)級(jí)會(huì)議、高級(jí)官員會(huì)議等。有些問(wèn)題雖不涉及整個(gè)國(guó)家利益，但也須由擁有實(shí)力和影響的權(quán)威人士來(lái)解決。于是有了所長(zhǎng)、行長(zhǎng)、董事長(zhǎng)、總經(jīng)理級(jí)的國(guó)際會(huì)議。出席會(huì)議的代表可以攜帶級(jí)別低一點(diǎn)的助手，作為副代表、助理代表、顧問(wèn)、專家與會(huì)，但他本人的身份必須符合會(huì)議的要求。由此可見(jiàn)，國(guó)際會(huì)議的層次實(shí)際上取決于正代表的身份。這種身份可以由該代表的官階、職稱反映出來(lái)，也可以由其社會(huì)聲望、政治影響、學(xué)術(shù)地位、藝術(shù)水準(zhǔn)面體現(xiàn)。 

當(dāng)然，國(guó)際間也有許多平民大眾的會(huì)議。這些“草根”級(jí)的會(huì)議在推動(dòng)人民間的相互了解、友好、交流也發(fā)揮了十分重要的作用，因此不可因?yàn)樗鼈儗儆?ldquo;下層”而受到輕視。但在等級(jí)社會(huì)里，論資排輩，以權(quán)勢(shì)取人仍是通行的做法。習(xí)慣難以打破，而屬于不同層次的人彼此間也不無(wú)隔閡。某些大人物可能不屑于同下層次的人士或低于自己的人同坐在一張會(huì)議桌上。因身份不同而拒絕與會(huì)的事情并不少見(jiàn)。而有些清高的民間人士也不見(jiàn)得愿意同權(quán)勢(shì)者“合謀”。因此，從實(shí)際出發(fā)，在國(guó)際出發(fā)，在國(guó)際會(huì)議中，劃分不同的層次，予以分別對(duì)待，看來(lái)是必要的。

一般地講，國(guó)際會(huì)議都是同一層次的人的聚首。有時(shí)與會(huì)者的身份可以稍有差異，但不能相差太遠(yuǎn)。部長(zhǎng)級(jí)的會(huì)議須由正、副、助理部長(zhǎng)參加。如規(guī)定是副部長(zhǎng)級(jí)的會(huì)議，派去正部長(zhǎng)就顯示派出國(guó)家的特別重視，代表在會(huì)議中會(huì)備受尊敬。如派去助理部長(zhǎng)，則在排名時(shí)次序就要靠后。如派出低于助理部長(zhǎng)的官員為代表就顯得異常，可能會(huì)受到拒絕或冷落。外交上頗講身份、地位、級(jí)別的對(duì)等。這種對(duì)等觀念也常常反映于國(guó)際會(huì)議中。

所謂層次并不一定指的都是官階。舉行一次銀行巨頭或財(cái)政部長(zhǎng)的國(guó)際會(huì)議，受重視的程度不亞于國(guó)家元首。這些掌握了國(guó)家經(jīng)濟(jì)、財(cái)政實(shí)權(quán)的人物住的是總統(tǒng)套間，外出時(shí)警車開(kāi)道，會(huì)見(jiàn)者是總統(tǒng)、議長(zhǎng)，講話是頭條新聞?；视H國(guó)戚所受的隆重接待也不能用職位來(lái)衡量。杰出的政治活動(dòng)家、知名科學(xué)家和文壇 巨星的國(guó)際性集會(huì)也會(huì)引起轟動(dòng)?？梢?jiàn)，與會(huì)者的權(quán)勢(shì)和知名度大小也是層次。

越是層次高的國(guó)際會(huì)議，接待規(guī)格也越高。為了一次首腦級(jí)的國(guó)際會(huì)議或是一次有重大影響的國(guó)際會(huì)議，有的國(guó)家甚至不惜工本，大興土木，蓋起大廈，準(zhǔn)備工作也由國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人親自抓。在財(cái)政預(yù)算、力量配備、動(dòng)員程度上都可看出規(guī)格的不同。

在同一層次的會(huì)議中，對(duì)小國(guó)的與會(huì)者接待規(guī)格也應(yīng)因人而異。高層次的人士低規(guī)格接待，或低層次人士高規(guī)格接待，都是不妥的。通常對(duì)代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)和團(tuán)員，對(duì)正式代表和觀察員，對(duì)與會(huì)者和工作人員，待遇均不同。例如，所在國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人可能僅接見(jiàn)代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)，會(huì)上發(fā)言權(quán)僅給正式代表，招待會(huì)僅邀請(qǐng)列入代表名單的與會(huì)者等。

五、會(huì)議日期

確定國(guó)際會(huì)議的日期要經(jīng)過(guò)仔細(xì)斟酌。不可能滿足每個(gè)國(guó)家和每個(gè)代表的要求。你忙時(shí)，他閑著，難有共同的時(shí)間。從理論上講，會(huì)議日期應(yīng)適應(yīng)多數(shù)與會(huì)者的方便。實(shí)際上，會(huì)議的發(fā)起人、組織者、東道國(guó)往往有較大的發(fā)言權(quán)。對(duì)其中任何一方不便的日期都難以通過(guò)。
         經(jīng)驗(yàn)證明，日期的確定也有禁忌。國(guó)際會(huì)議最好能避開(kāi)：

（一）會(huì)議所在國(guó)的重大節(jié)日或國(guó)事活動(dòng)，如國(guó)慶、國(guó)喪、大選、世族紀(jì)念日等。每逢重大節(jié)日或國(guó)事活動(dòng)時(shí)，所在國(guó)的政府和人民注意力都已轉(zhuǎn)移，此時(shí)舉行國(guó)際會(huì)議，對(duì)與會(huì)者很可能“招待不周”，甚至?xí)焕渎洹?guó)際會(huì)議還可能遇到突發(fā)事件，如政變、動(dòng)亂、罷工和自然災(zāi)害等。在發(fā)現(xiàn)突發(fā)事件苗頭時(shí)，國(guó)際會(huì)議的策劃者往往另?yè)竦攸c(diǎn)，以免給自己帶來(lái)麻煩。如在會(huì)議的前夕發(fā)生此類事件，臨時(shí)改期或易地舉行是常有之事。

（二）會(huì)議所在國(guó)的旅游季節(jié)。旅游季節(jié)人潮如海，交通擁擠，旅館難訂，供應(yīng)緊張，國(guó)際會(huì)議沒(méi)有必要湊這個(gè)熱鬧。即使有的國(guó)際會(huì)議是沖著旅游勝地而去的，也要避開(kāi)遮天蓋地、應(yīng)接不暇的旅游旺季。

（三）會(huì)議所在國(guó)過(guò)冷或過(guò)熱的季節(jié)。人們都喜歡在春暖花開(kāi)或秋高氣爽的季節(jié)里舉行國(guó)際會(huì)議。寒冬臘月在莫斯科開(kāi)會(huì)，或是酷暑時(shí)節(jié)在新德里聚首，都會(huì)令人望而生畏。

（四）與會(huì)者的宗教或民族節(jié)日。國(guó)際會(huì)議的參加者常有不同的宗教信仰，有的人還十分執(zhí)著。穆斯林每年均有齋月。齋月期間，天黑之前不能進(jìn)食。在此期間，否認(rèn)是在穆斯林國(guó)家舉行國(guó)際會(huì)議，還是與會(huì)者中有部分穆斯林國(guó)家的代表，大家都會(huì)感到不便，甚至可能影響到會(huì)議的進(jìn)程。因此，確定國(guó)際會(huì)議日期時(shí)躲開(kāi)齋月，是許多人都會(huì)注意的。西方人士十分重視圣誕節(jié)，雖然它的宗教意義已不十分重大。因此，每年十二月未至元旦之后，西方人士均不愿舉行國(guó)際會(huì)議，而且?guī)缀跏抢状虿粍?dòng)，連許多非基督徒也只好讓步?？上|方國(guó)家沒(méi)有一個(gè)共同節(jié)日，所以很容易被“分而治之”。好在東亞各國(guó)還有一個(gè)農(nóng)歷（陰歷）新年。他們也應(yīng)當(dāng)享受自己的權(quán)利。正月初一開(kāi)國(guó)際會(huì)議定會(huì)使中國(guó)人感到十分掃興。過(guò)年時(shí)節(jié)開(kāi)會(huì)，聽(tīng)起來(lái)似乎不近情理，但也確有此事。

（五）其它同時(shí)舉行的重要國(guó)際會(huì)議或活動(dòng)。國(guó)際會(huì)議在同一地點(diǎn)同時(shí)舉行，毫不奇怪。有時(shí)在同一旅館里，二三個(gè)國(guó)際會(huì)議同時(shí)召開(kāi)。在策劃重大國(guó)際會(huì)議時(shí)，應(yīng)避免同其他重要會(huì)議同時(shí)舉行。兩個(gè)重要國(guó)際會(huì)議同時(shí)搶占頭條新聞，只能彼此沖淡。更不要自討沒(méi)趣去同盛大的國(guó)際活動(dòng)爭(zhēng)時(shí)間。奧運(yùn)會(huì)期間，大概還會(huì)有人在洛杉磯、漢城或巴塞羅那舉行同奧運(yùn)會(huì)無(wú)關(guān)的重要國(guó)際會(huì)議。

確定國(guó)際會(huì)議日期，事先要考慮周密，決定后不要輕易更改。特別是在邀請(qǐng)信發(fā)出后，準(zhǔn)備與會(huì)的代表均已把赴會(huì)的時(shí)間留出。如此時(shí)更改時(shí)間會(huì)給許多人帶來(lái)不便，甚至使部分人取消赴會(huì)打算。如確需更改，要表示歉意，申明理由，及早通知，以挽回影響。

更改會(huì)議日期有兩種可能。一種是延期，另一種是取消會(huì)議。確定新的會(huì)議日期尤要謹(jǐn)慎，防止一改再改。取消原定的會(huì)議更是忌諱。如因不可抗拒的突發(fā)事件所致，還情有可原，如由于發(fā)起人或組織者事先考慮不當(dāng)或內(nèi)部紛爭(zhēng)，造成財(cái)源中斷，反對(duì)派阻撓，合作者撤出或自己改變初衷，當(dāng)事人的威望便會(huì)受損。

六、會(huì)議地點(diǎn)

國(guó)際會(huì)議地點(diǎn)的選擇也有一套學(xué)問(wèn)。一般地講，會(huì)議策劃者傾向于選擇交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、設(shè)施齊全、活動(dòng)方便的地點(diǎn)為會(huì)址。但理想和實(shí)際常有距離，選擇時(shí)須做仔細(xì)的調(diào)查研究。選擇的內(nèi)容大體上有三個(gè)方面：

一、國(guó)家的選擇。國(guó)際會(huì)議的策劃者在選擇某個(gè)國(guó)家作為會(huì)議東道國(guó)時(shí)往往面臨以下問(wèn)題：

1．有沒(méi)有國(guó)家愿意承辦？并非所有的國(guó)家對(duì)所有的問(wèn)題都同樣感興趣。不同的國(guó)家有不同的側(cè)重。北歐國(guó)家對(duì)環(huán)境問(wèn)題興趣更濃，日本熱衷于人力資源開(kāi)發(fā)，而發(fā)展中國(guó)家更關(guān)心改變經(jīng)濟(jì)落后。因此，要找到若干個(gè)對(duì)某一主題都感興趣的國(guó)家以便從中選擇，實(shí)非易事。

2．是否所有國(guó)家的與會(huì)者都愿前去？有些 國(guó)家為打開(kāi)關(guān)系、樹(shù)立形象，往往愿意承辦國(guó)際會(huì)議，但有的可能因內(nèi)外政策而聲名狼藉，有的因外界刻意渲染而形象欠佳，有的則因敵手的造謠中傷而蒙受污損。許多代表，懾于國(guó)內(nèi)外輿論，對(duì)在此類國(guó)家舉行國(guó)際會(huì)議都會(huì)有保留意見(jiàn)或取反對(duì)立場(chǎng)。

3．是否具備承辦國(guó)際會(huì)議的條件？有些國(guó)家、有意承辦國(guó)際會(huì)議，對(duì)外形象也較好，但經(jīng)濟(jì)落后，基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，甚至可能社會(huì)動(dòng)蕩，安全難有保證。這樣的國(guó)家往往也被排除在考慮之外?；I措不到充分經(jīng)費(fèi)也會(huì)使人知難而退。

4．選擇時(shí)關(guān)系能否擺平？即使以上三點(diǎn)都條件具備，國(guó)際會(huì)議的策劃者有時(shí)也面臨難以處理的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系。不同的利益集團(tuán)、地理區(qū)域和國(guó)家常常為爭(zhēng)奪一個(gè)重要的國(guó)際會(huì)議而打破了頭。如果你把承辦權(quán)交給了發(fā)達(dá)國(guó)家，發(fā)展中國(guó)家可能不悅；交給了拉美，亞洲可能皺眉；交給了伊拉克，伊朗可能強(qiáng)烈不滿。

從以上四點(diǎn)看來(lái)，國(guó)際會(huì)議的策劃者在確定去哪個(gè)國(guó)家開(kāi)會(huì)時(shí)，選擇余地是較小的。這的確是難為他們了。

二、城市的選擇。如果說(shuō)國(guó)家的選擇更多地考慮了政治因素，那么國(guó)際會(huì)議的策劃者在選擇城市時(shí)，更多地注重城市的自然環(huán)境、物質(zhì)條件及人文狀況。這是為了保證會(huì)議能在盡可能優(yōu)美、寬松、便利的環(huán)境中舉行。策劃者關(guān)心的焦點(diǎn)是：

1．?dāng)M議中的城市同外界的交通通訊條件，譬如說(shuō)是否有較多的航線和航班。因?yàn)閲?guó)外的與會(huì)者絕大多數(shù)是乘坐飛機(jī)進(jìn)出國(guó)境的。如航線多、航班密，旅客的選擇余地就大，受滯阻的危險(xiǎn)就小。同國(guó)外的電話、傳真聯(lián)系是否暢通，以便在會(huì)議期間與派出國(guó)保持正常聯(lián)系，也是策劃者應(yīng)該關(guān)心的。

2．該城市基礎(chǔ)設(shè)施的健全程度。這是指水、電供應(yīng)是否充足，市內(nèi)交通是否方便等。沒(méi)有這些基本保證，工作和生活都必然要受影響。

3．該城市的衛(wèi)生、安全狀況?？紤]這些問(wèn)題是為了保障與會(huì)者的健康和人身安全。一個(gè)污染嚴(yán)重、疫病流行、暴力充斥、沖突迭起的城市是難以入選的。

這些條件在現(xiàn)代化大都市一般都有保證，中小城市則難以確定。對(duì)發(fā)展中國(guó)家來(lái)說(shuō)，它們尤需作出更大的努力，為吸引國(guó)際會(huì)議到本國(guó)舉行創(chuàng)造條件。較為先進(jìn)的發(fā)展中國(guó)家也把國(guó)際會(huì)議看作有高附加值的產(chǎn)業(yè)，借以推動(dòng)本國(guó)經(jīng)濟(jì)繁榮。

國(guó)際會(huì)議也有相對(duì)集中于少數(shù)城市的趨勢(shì)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，每年在紐約舉行的國(guó)際會(huì)議約4000個(gè)，日內(nèi)瓦、布魯塞爾和維也納僅次于紐約。這些城市能吸引如此眾多的國(guó)際會(huì)議，除城市的優(yōu)越條件外，還因它們是國(guó)際機(jī)構(gòu)總部比較集中的地方，擁有比較齊全的會(huì)議設(shè)施和比較出色的會(huì)議服務(wù)。在亞太地區(qū)，曼谷之成為國(guó)際會(huì)議中心城市也與此有關(guān)。

某些特殊的考慮也會(huì)使策劃者舍條件優(yōu)越的大城市而取條件適當(dāng)?shù)闹行〕鞘校踔粮F鄉(xiāng)僻壤。例如：

1．為了結(jié)合考察和研究而選擇與會(huì)議主題有密切關(guān)系的地方。關(guān)于最不發(fā)達(dá)國(guó)家的會(huì)議就可能選在某個(gè)最不發(fā)達(dá)國(guó)家舉行。關(guān)于沙漠化的研討會(huì)就會(huì)選在離沙漠不遠(yuǎn)的中小城市或建有沙漠研究中心的地方舉行。

2．出于安全和保密的考慮也會(huì)使策劃者選擇某個(gè)遠(yuǎn)離城市，便于控制和管理的地點(diǎn)舉行會(huì)議。1993年亞太經(jīng)合組織的領(lǐng)導(dǎo)人非正式會(huì)議便選在西雅圖13公里外一個(gè)名叫“布萊克”的偏遠(yuǎn)小島舉行。首腦會(huì)議找偏遠(yuǎn)處召開(kāi)，在歷史上不乏其例。

3．為了使與會(huì)者能集中精力于會(huì)議，提高工作效率，一些會(huì)議也選在僻靜的去處舉行，以避開(kāi)喧鬧、繁華的城市。它可能是山林中或海邊的一個(gè)莊園或別墅。

三、旅館的選擇。許多國(guó)際會(huì)議租用旅館、飯店舉行。國(guó)際會(huì)議的策劃者對(duì)于旅館的選擇往往是比較挑剔的。特別是重要的國(guó)際會(huì)議，許多大旅館都競(jìng)相招攬。這不僅是鑒于經(jīng)濟(jì)效益，更是為了提高聲譽(yù)。如此便給予策劃者較大的選擇余地旅館所在的地段是否適中，服務(wù)質(zhì)量高低，會(huì)議設(shè)施優(yōu)劣，有無(wú)舉辦國(guó)際會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，都是策劃者所要考慮的。當(dāng)然，遇到旅游季節(jié)，賣給方市場(chǎng)占優(yōu)時(shí)，國(guó)際會(huì)議策劃者也會(huì)有求于人。以地段的選擇為例，1992年聯(lián)合國(guó)某機(jī)構(gòu)在北京舉行年會(huì)，中國(guó)方面提出了幾家旅館供對(duì)方選擇。最后，對(duì)方還是選中了國(guó)貿(mào)中心，其主要考慮之一是，國(guó)貿(mào)中心的位置在市內(nèi)中心地帶，離使館區(qū)近，購(gòu)物方便，附近還有建國(guó)飯店、京倫飯店等高檔旅館可供與會(huì)者選用。

談到服務(wù)質(zhì)量，人們常常想到服務(wù)員的待客態(tài)度和勤快程度。這兩者固然重要，但也不能忽視工作臺(tái)的規(guī)范化和外語(yǔ)訓(xùn)練問(wèn)題。所謂規(guī)范化就是服務(wù)要符合一定的規(guī)程，不能自搞一套。譬如說(shuō)，客人在房間里時(shí)，服務(wù)員就應(yīng)少去打擾。如果一會(huì)兒進(jìn)去問(wèn)暖，一會(huì)兒進(jìn)去問(wèn)寒，表面上看很熱情，客人卻會(huì)感到不勝其煩。至于外語(yǔ)，它也應(yīng)是涉外飯店服務(wù)員的基本功。如果客人只能用打手勢(shì)和服務(wù)員溝通，應(yīng)付感到十分不便。國(guó)際會(huì)議的先遣人員只要在這樣的飯店里住上一二天，可能就會(huì)從候選名單上把這個(gè)飯店勾掉。  

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/47682f1b6bd97f192279e967.html