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發(fā)布時間:2011-07-15   內(nèi)容來源:杭州年會策劃公司 http://www.91haowangamer.com

如果沒能按時布置好展臺,做到一切準備工作完美無缺的話,那么即使你的策劃是世界上最幫的也沒有用。為了確保一切按計劃進行,建議大家注意以下事項;

1、如果可能,一定要用新的紙板箱或板條箱。

不要老是重復使用已經(jīng)用過無數(shù)次的紙板箱。新箱子不但能給展品提供更好的保護,還可以避免運輸方以包裝不好為由對旅游中造成的損壞推卸責任。

2、使包裝易卸載及安裝。

遵循“后如先出”的方法:最后打包的應該是地毯、墊子以及電纜和工具,這樣開始安裝展臺時,有些東西就能最先準備好。同時還的記住給箱子編號,并隨身攜帶行李的列表,這樣你才能知道每個箱子里面裝的是什么。

3、確保所有東西的安全,不管是里面的還是外面的。

當箱子被搖晃時,箱內(nèi)物品應該沒有明顯的晃動。一定要放減震的填塞物,但是不要用泡沫粒(這東西太凌亂效果不好)。如果你使用收縮性薄膜包裝,那么別用透明的,用黑色的,這樣可以把里面的東西遮蔽起來。要確保外部的安全則要用結(jié)實的包裝帶把箱子捆起來。在接口處貼上書寫清晰、字體夠大的地址標識,頂部和低部都要貼,這樣才能確定箱子是否被打開過。

4、確認地址標識準確無誤。

如果將一個只寫有會議中心地址的箱子寄出,多半的結(jié)果會是丟失或者退遞。確定在箱子上寫上了你的公司名稱、會展名稱、展臺編號、投遞點的名稱和地址、聯(lián)系人姓名以及電話號碼。每次會展結(jié)束后就的撕下舊的標識,以免下次運輸時引起混淆。

5、在拆卸的過程中申請外運標簽,在安裝期間貼在空箱子上。

確定在箱子上貼上“空”標簽,在會展期間交由GSC保管。任何你希望在會展結(jié)束后被歸還的物品,都貼上這個標簽,包括貨盤,這樣GSC才知道那些物品是要儲藏起來而不是仍掉。

6、確保你的承運商在緊急情況下可以聯(lián)系到你。

確保他們可以在出現(xiàn)推遲等任何需要通知你的情況時聯(lián)系到你。你的告訴他們你的語音信箱號碼、電郵地址、手機號碼、家里的電話號碼以及其他私人號碼,一及任何臨時的聯(lián)系方式。童謠也的向承運商索要他們的緊急聯(lián)系方式。

7、選擇以會展物資運輸為主業(yè)的承運商。

很多會展都會對用UPS、FDEX或其他此類方式郵遞的小件加收費用或者提高運輸費。專業(yè)的會展承運商在這些方面很在行。

他們知道如何去應付這些“運貨管理”的細節(jié),如果你請一般的承運商,你恐怕還得另外花錢請人幫你打理這些事項。

8、千萬不要在會場和工會爭吵。

你可能會在爭吵中取勝,但可能失去全局的成功。要友善對待歸還給你空箱子的工人,但在你的財務沒有被全部歸還之前,不要給他們小費(會展是不允許在大廳里給小費的。做任何事之前都要首先了解一下當?shù)氐囊?guī)定)。如果你真的想犒賞一下他們,不如考慮給他們瓶水或者快餐,總之不要直接給小費。

9、為箱子創(chuàng)設獨特的記號或圖案

一種辦法是把所有箱子的一角刷上某種統(tǒng)一的顏色,例如公司的代表色。或者更好的辦法是把整只箱子都印成哪個顏色。這樣不僅你可以把箱子放在會場,而且可以幫助你的承運商把你的材料放在正確的位置,如果他們搞混了的話。

10、向會場的一般服務承辦商索要提貨單。

這份文件就是GSC接手保管你的貨物的收條,同時你也得確保他們知道如何處理這些貨物。你的確切的知道你有多少箱子需要被運輸,每個箱子的準確重量又是多少。要記住在你的貨物被搬上承運商的貨車之前,GSC對任何的損失都是不負責的。這就意味著你的一直盯著你的箱子直到完全裝載。一定要指派你自己的承運商,否則GSC就會用會展指定的承運商,那就意味著你的貨物都將以收件人付款的方式被運送,而你的在收到你的貨物前付清所有的費用。 

參考資料:http://www.028huiyi.com/hygl/hygl_list_189.html 

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