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(一)會(huì)展文案的收集
1．會(huì)展文案收集的目的。
完善的會(huì)展文案收集既可以有效地防止文件泄密，又能夠?yàn)樵u(píng)估和總結(jié)會(huì)展活動(dòng)搜集資料，還能夠?yàn)闀?huì)展文案的立卷歸檔做準(zhǔn)備，因此十分重要。
2．會(huì)展文案收集的要求。
會(huì)展文案收集應(yīng)盡量做到資料齊全和整理及時(shí)，以使會(huì)展檔案能夠全面反映會(huì)展活動(dòng)的真實(shí)面貌，提高日后的查考利用價(jià)值，并有效防止泄密。
3．會(huì)展文案收集的范圍。
會(huì)展文案收集的范圍包括會(huì)展活動(dòng)中產(chǎn)生的所有文案，既包括紙質(zhì)、電子、圖片、聲頻、視頻等各種類(lèi)型的文件，也包括草稿、討論稿、修正稿、送審稿、草案、修正草案、表決稿等各個(gè)階段的文件。
(二)會(huì)展文案的立卷
1．會(huì)展文案立卷的意義。
會(huì)展文案立卷時(shí)對(duì)會(huì)展文件的系統(tǒng)性收集整理、規(guī)律性排列組合，可以為日后的查考和利用提供方便，并能夠在最大范圍內(nèi)保持會(huì)展文案的完整性和系統(tǒng)性，為會(huì)展檔案的高效、現(xiàn)代化的管理奠定基礎(chǔ)，為此后舉辦同類(lèi)會(huì)展活動(dòng)提供借鑒。
2．會(huì)展文案立卷的方法。
會(huì)展文案的立卷分為兩種情況：一種情況是對(duì)會(huì)展企業(yè)(組織)在平時(shí)管理工作中產(chǎn)生或收到的文案進(jìn)行立卷；另一種情況是對(duì)某個(gè)特定的會(huì)展活動(dòng)中的文案進(jìn)行立卷。這兩種情況的立卷方法有所不同。
(1)會(huì)展企業(yè)(組織)平時(shí)管理工作文案的立卷方法。常用的方法有六種：一是按作者特征立卷，即將由同一作者(法定會(huì)展組織或其代表)制發(fā)的文案組成一個(gè)案卷；二是按問(wèn)題特征立卷，即將反映同一問(wèn)題的文案組成一個(gè)案卷；三是按名稱(chēng)特征立卷，即將同一文種的文案組成一個(gè)案卷；四是按時(shí)間特征立卷，即將內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間或同一時(shí)問(wèn)內(nèi)形成的文案組成一個(gè)案卷；五是按地區(qū)特征立卷，即將來(lái)自同一地區(qū)或內(nèi)容針對(duì)同一地區(qū)的文案組成一個(gè)案卷；六是按通信者特征立卷，即將本單位與外單位就某一個(gè)或某幾個(gè)問(wèn)題的相互往來(lái)文案組成一個(gè)案卷。
(2)特定會(huì)展活動(dòng)文案的立卷方法。不同的會(huì)展活動(dòng)在性質(zhì)、形式以及文案數(shù)量方面有所區(qū)別，因此對(duì)一次特定的會(huì)展活動(dòng)來(lái)說(shuō)，立卷方法應(yīng)根據(jù)具體情況確定。以下幾種方法可供參考：一是規(guī)模較大的會(huì)展活動(dòng)，如專(zhuān)題工作會(huì)議、法定性代表大會(huì)、洽談會(huì)、展覽會(huì)應(yīng)當(dāng)一會(huì)一卷。二是大型綜合
性活動(dòng)由于配套活動(dòng)多，文件數(shù)量大，可依據(jù)活動(dòng)的類(lèi)型分別組卷。比如，舉辦大型經(jīng)貿(mào)洽談會(huì)，可分別按展覽展示活動(dòng)、高層論壇活動(dòng)、投資說(shuō)明會(huì)等活動(dòng)分別立卷。三是會(huì)展企業(yè)(組織)內(nèi)部舉行的日常工作會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決定、決議按會(huì)議性質(zhì)和會(huì)議名稱(chēng)立卷。
3．會(huì)展文案立卷的步驟。
會(huì)展文案一般按以下步驟進(jìn)行立卷：
(1)制定案卷目錄。即在年初根據(jù)本單位會(huì)展文案形成的規(guī)律，對(duì)一年內(nèi)可能產(chǎn)生和收到的會(huì)展文案，按立卷的要求和方法，預(yù)先編制立卷方案。案卷類(lèi)目由類(lèi)別和條款組成。類(lèi)別可以按會(huì)展文案所反映的問(wèn)題分類(lèi)，也可以按單位內(nèi)部的工作部門(mén)分類(lèi)。
(2)即時(shí)歸卷。即隨時(shí)對(duì)已經(jīng)處理完畢的會(huì)展文案，有計(jì)劃地進(jìn)行收集整理，并依據(jù)案卷類(lèi)目準(zhǔn)確歸卷。
(3)調(diào)整案卷。立卷前從以下幾方面進(jìn)行檢查：會(huì)展文件是否收集齊全；同一條款內(nèi)是否有多余或重復(fù)的文案；是否保持文案之問(wèn)的內(nèi)在聯(lián)系；是否體現(xiàn)立卷的特征；密級(jí)和保存價(jià)值是否一致；數(shù)量是否適當(dāng)(一卷一般不超過(guò)200張)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)予調(diào)整。
(4)排列次序。經(jīng)過(guò)調(diào)整的會(huì)展文案要根據(jù)文件之間的聯(lián)系，確定卷內(nèi)每份文件的固定位置。
(5)擬寫(xiě)案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題是對(duì)卷內(nèi)文件特征的概括，其作用是幫助檔案利用者查找具體的文件，并為檔案的整理編目、登記及編制檔案檢索工作提供依據(jù)。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，要求內(nèi)容概括、確切，文字精練、準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)統(tǒng)一、完整。案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)一般應(yīng)當(dāng)由作者、問(wèn)題和名稱(chēng)三部分構(gòu)成，運(yùn)用地區(qū)特征的，要標(biāo)明地區(qū)；運(yùn)用時(shí)間特征的，應(yīng)標(biāo)明年度；運(yùn)用通信者特征的，應(yīng)標(biāo)明通信者名稱(chēng)。比如《××會(huì)展公司2008年員工培訓(xùn)計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)》。一會(huì)一卷的案卷標(biāo)題一般應(yīng)當(dāng)由會(huì)議(活動(dòng))名稱(chēng)(應(yīng)當(dāng)寫(xiě)全稱(chēng))和“文件”字樣構(gòu)成，如《2008年第×屆××博覽會(huì)文件》。
(6)編目定卷。完成上述步驟之后，就可對(duì)卷內(nèi)文件編排頁(yè)號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表。永久和長(zhǎng)期保存的案卷，一般都要裝訂。有些經(jīng)常需要復(fù)制或?qū)嵭杏?jì)算機(jī)檢索的案卷，可不裝訂。裝訂后的案卷還要填寫(xiě)案卷封面和卷脊。
(7)案卷歸檔。凡屬立卷范圍的會(huì)展文案，立卷后一律移交檔案部門(mén)保管。歸檔時(shí)間一般在次年的上半年。移交時(shí)應(yīng)編制案卷目錄。目錄后應(yīng)附有移交備考表，寫(xiě)明案卷總數(shù)、移交時(shí)問(wèn)，在交接時(shí)由移交人和接收人雙方簽字。移交目錄要一式三份，一份經(jīng)雙方簽字后留立卷部門(mén)存查，另兩份由檔
案部門(mén)保存。
