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會展邀請函和請柬都是專門邀請客人參加會展活動的禮儀性文書，發(fā)送對象廣泛，沒有固定人群。其主要區(qū)別在于：邀請函多用于以口頭交流為主的活動，如會展新聞發(fā)布會、記者招待會等；請柬多用于較為隆重的儀式活動，如開幕式、閉幕式等。
一、會展邀請函和請柬的寫作規(guī)范
1．固定格式邀請函和請柬。即市面銷售的固定格式請柬，不再贅述。
2．撰擬格式。即根據(jù)活動的具體要求和對象的實際情況，親筆擬寫的邀請函和請柬。通用格式如下：
(1)標(biāo)題。邀請函一般由會議名稱和“邀請函”組成，請柬居中書寫
“請柬”即可。
(2)稱呼。頂格寫明邀請對象稱呼。
(3)正文。空兩格表述會展活動的目的、內(nèi)容、形式、時間、地點(diǎn)等。內(nèi)文要求語氣誠懇、態(tài)度謙恭，若需掌握出席情況，可在下方注明“請答復(fù)”等字樣。
(4)落款。以單位名義邀請的應(yīng)署單位全名并加蓋公章，以示鄭重；以個人名義邀請的應(yīng)由本人簽名，以表誠意。
(5)日期。填寫邀請日期。
二、文案范例
中華慈善總會邀請函
尊敬的×××先生／女士：
中華慈善總會等國內(nèi)多家公益民間機(jī)構(gòu)與國際聯(lián)合勸募協(xié)會、美中貿(mào)易全國委員會共同發(fā)起的跨國公司與公益事業(yè)高級論壇(以下簡稱論壇)將于2003年11月9～11日在北京隆重舉行。
此次論壇由高級論壇和公益項目展示會兩部分組成。高級論壇主要包括：中國公益事業(yè)的現(xiàn)狀、機(jī)遇和挑戰(zhàn)；跨國公司／企業(yè)在現(xiàn)代公益事業(yè)中的作用、責(zé)任和地位；跨國公司和公益機(jī)構(gòu)之間的合作關(guān)系及公益機(jī)構(gòu)管理能力的評估機(jī)制。公益項目展示會將采取會展形式與論壇同時舉行，供各公司、各公益機(jī)構(gòu)通過圖、文、聲像等形式進(jìn)行展覽和交流。
隨著中國加入世界貿(mào)易組織，特別是在中共十六大提出的全面建設(shè)小康社會、完善社會經(jīng)濟(jì)改革的方針指；l下，此次論壇的召開將為促進(jìn)跨國公司和中國公益事業(yè)的合作發(fā)展提供新的契機(jī)。我深信，此次論壇將為您提供一次良好的機(jī)會來進(jìn)一步了解中國公益事業(yè)的現(xiàn)狀、機(jī)遇及其面臨的挑戰(zhàn)；并通過各方的廣泛接觸和交流，促進(jìn)雙方伙伴關(guān)系及合作機(jī)制的建立。
參加此次論壇的代表將來自多個部門，約有國內(nèi)外跨國公司／企業(yè)代表100名，公益民間機(jī)構(gòu)代表80名，研究部門及相關(guān)機(jī)構(gòu)的知名人士等120名。屆時將有政府及有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人蒞臨大會，這也充分顯示了政府和有關(guān)各方對中國公益事業(yè)的重視和關(guān)心。
在此，我誠摯地邀請您及貴單位參加此次論壇及展示會，并真誠地期望您為中國公益這一崇高的事業(yè)作出新的貢獻(xiàn)!
期待著您的積極參與!
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論壇籌委會主任
中華慈善總會會長
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