摘要：在這么多年的會(huì)議服務(wù)過(guò)程中，杭州伍方會(huì)議服務(wù)經(jīng)歷了數(shù)百場(chǎng)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的過(guò)程，在這些會(huì)議舉辦的過(guò)程中，難免都有可能發(fā)生一些與會(huì)者無(wú)法預(yù)測(cè)的事情，所以大家都應(yīng)該要有個(gè)準(zhǔn)備方案，為會(huì)議的圓滿(mǎn)舉辦做好充足的準(zhǔn)備。

     8月20日-22日，在Viking酒店舉行了金融保險(xiǎn)會(huì)議策劃人協(xié)會(huì)東北分會(huì)會(huì)議。在其中一次小組會(huì)議上，討論坦率而熱烈，話(huà)題是在這個(gè)不確定的年代如何為意外事件做安排的問(wèn)題。小組中有4名成員，包括一名律師、一個(gè)安全專(zhuān)家、一個(gè)酒店銷(xiāo)售代表和一位高級(jí)會(huì)議策劃人。他們就諸多問(wèn)題提出了自己的建議，包括合同語(yǔ)言、事前計(jì)劃以及現(xiàn)場(chǎng)緊急事件管理。阿曼德巴特提尼律師說(shuō)嚴(yán)格執(zhí)行不可預(yù)測(cè)條款是一個(gè)新興的趨勢(shì)。“法庭不會(huì)允許你逃避合同責(zé)任”，他說(shuō)，“策劃人查看合同語(yǔ)言時(shí)，要確保合同中明確規(guī)定哪些特定狀況會(huì)迫使你取消一項(xiàng)活動(dòng)，特定狀況包括流感、縱火和恐怖主義等。”這是非常重要的，因?yàn)楦鲊?guó)在認(rèn)定什么是災(zāi)難方面會(huì)有“司法差異”，比如在歐洲，罷工是常見(jiàn)的事，不會(huì)被認(rèn)定是取消會(huì)議的充足理由。

        合同規(guī)定非常關(guān)鍵，但是當(dāng)會(huì)議被迫取消時(shí)，最明智的做法是“在沒(méi)有律師的情況下解決問(wèn)題”，巴特提尼強(qiáng)調(diào)說(shuō)，“要不惜一切避免訴訟”。

        小組和聽(tīng)眾中的會(huì)議策劃人和酒店管理人都認(rèn)同一點(diǎn)：關(guān)系決定一切。組員菲利斯康奈莉是波士頓自由共同集團(tuán)的高級(jí)會(huì)議策劃人，她說(shuō)：“9.11之后，我們的公司添加了新的不可預(yù)測(cè)條款，是一些我無(wú)需動(dòng)用的條款。”她舉例說(shuō)，一次會(huì)議原定在東南部的里茲-卡爾頓舉行。會(huì)議召開(kāi)前，此地遭受了颶風(fēng)的襲擊。但是，這次會(huì)議被順利地轉(zhuǎn)移到別處的一家里茲-卡爾頓酒店舉行，沒(méi)有任何訴訟。

        帕姆福格森是芝加哥里茲-卡爾頓酒店的保險(xiǎn)銷(xiāo)售主管。他說(shuō)一些酒店已經(jīng)實(shí)施了若干政策，幫助會(huì)議策劃人應(yīng)對(duì)災(zāi)難事件。當(dāng)一級(jí)颶風(fēng)發(fā)生時(shí)，里茲-卡爾頓不僅會(huì)幫助重新安排會(huì)議場(chǎng)所，而且會(huì)退回5%的房費(fèi)，把會(huì)議服務(wù)經(jīng)理送往新的會(huì)議場(chǎng)所。福格森還建議策劃人詢(xún)問(wèn)一下酒店是否有衛(wèi)星電話(huà)，若有的話(huà)，即使其他所有的電話(huà)服務(wù)都出了故障，會(huì)議策劃人仍能夠與酒店安保人員保持聯(lián)絡(luò)。

        李?yuàn)W米斯?fàn)柺菍毘蓢?guó)土安全緊急事件管理的辦公室主管，他警告說(shuō)，會(huì)議策劃人往往不去酒店進(jìn)行實(shí)地考察，也不去與安保人員接洽。“你需要搞清楚一些基本的東西，比如火災(zāi)警告程序，”他強(qiáng)調(diào)說(shuō)，“因?yàn)榕f系統(tǒng)和新系統(tǒng)并存，一家酒店與另一家酒店的系統(tǒng)也各不相同，因此你要決定的重要問(wèn)題是：在有炸彈恐嚇時(shí)，是否會(huì)有策劃人或者安保人員來(lái)疏散人群？”

        米斯?fàn)柕母[門(mén)還包括：要準(zhǔn)備一份與會(huì)者疏散單。單子上包括在緊急事件發(fā)生時(shí)，與會(huì)者應(yīng)該去哪兒；為與會(huì)者的家人或朋友建立緊急事件聯(lián)系電話(huà)；查明緊急事件管理主管在會(huì)議地點(diǎn)的位置，他會(huì)有重要的聯(lián)絡(luò)信息，比如紅十字會(huì)，緊急運(yùn)送服務(wù)的聯(lián)系方式等。他警告說(shuō)“如果事先沒(méi)有這些信息，緊急事件發(fā)生時(shí)就會(huì)一片混亂。”

      所以，一場(chǎng)圓滿(mǎn)的會(huì)議應(yīng)該要有一個(gè)圓滿(mǎn)的策劃，如果想法策劃都錯(cuò)了，執(zhí)行力越到位，就越南轅北轍，事與愿違，希望對(duì)大家能有所幫助。