摘要：我想大家都知道，從古到今，人們一直都在不間斷地組織各種會(huì)議，小到家庭會(huì)議，大到國(guó)際會(huì)議。就說(shuō)我們杭州伍方會(huì)議服務(wù)，每年也要承接很多會(huì)議，但是最重要的是策劃組織會(huì)議，很多時(shí)候很簡(jiǎn)單，連小孩都會(huì)，可是很多時(shí)候，它又很復(fù)雜、很困難，復(fù)雜到了很多人一起想辦法，都未必能考慮得很周全。

有時(shí)候，公司的會(huì)議策劃組織團(tuán)隊(duì)付出了大量的勞動(dòng)和心血，可會(huì)議的效果還是不能盡如人意。也許是“會(huì)議”這個(gè)詞太過(guò)普通，以至于人們往往會(huì)忽略其“策劃”的重要性。“年會(huì)”（convention）作為國(guó)際國(guó)內(nèi)會(huì)議市場(chǎng)一個(gè)重要的會(huì)議類型，有規(guī)模大、影響力強(qiáng)等特點(diǎn)，進(jìn)行縝密的前期策劃和組織，當(dāng)然也是必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。
　　據(jù)杭州伍方會(huì)議服務(wù)的了解美國(guó)每年舉辦13700多個(gè)這類年會(huì)，單個(gè)會(huì)議的與會(huì)人數(shù)多達(dá)數(shù)萬(wàn)人，甚至十幾萬(wàn)人。但是大家有沒(méi)有想過(guò)為何美國(guó)的年會(huì)市場(chǎng)能夠運(yùn)作得如此成功呢？

可以很明確的告訴大家這與會(huì)議組織機(jī)構(gòu)及其合作伙伴（會(huì)議管理公司等）強(qiáng)大的策劃組織能力是分不開的。下面就是杭州伍方結(jié)合自己做年會(huì)的經(jīng)驗(yàn)以及總結(jié)發(fā)達(dá)國(guó)家年會(huì)市場(chǎng)成功運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)，得出以下值得借鑒的幾點(diǎn)：

　　其一，與專業(yè)機(jī)構(gòu)合作。年會(huì)多為協(xié)會(huì)類機(jī)構(gòu)主辦，而這類機(jī)構(gòu)的人員數(shù)量和會(huì)議專業(yè)能力等會(huì)有一定的局限性，因此，與專業(yè)會(huì)議公司合作是重要的選項(xiàng)之一。專業(yè)公司經(jīng)驗(yàn)豐富，策劃運(yùn)作能力很強(qiáng)，有他們的參與，會(huì)議往往會(huì)增加很多色彩，效果也會(huì)大大提升；
　　其二，加強(qiáng)與政府機(jī)構(gòu)的合作。無(wú)論是全國(guó)性的年會(huì)還是國(guó)際性的年會(huì)，一般來(lái)說(shuō)在業(yè)內(nèi)都有一定的影響力，因此年會(huì)對(duì)各地政府甚至是國(guó)家政府有關(guān)部門都會(huì)有很強(qiáng)的吸引力?，F(xiàn)在，我們國(guó)家很多城市都很注意吸引國(guó)際會(huì)議到本地區(qū)召開，而我們講的一般意義上的國(guó)際會(huì)議，指的主要就是國(guó)際協(xié)會(huì)類機(jī)構(gòu)的年會(huì)。只要具有一定規(guī)模和影響力的年會(huì)，基本上都能得到地方政府不同形式的支持。到目前為止，我國(guó)已經(jīng)有數(shù)十個(gè)城市出臺(tái)了會(huì)議產(chǎn)業(yè)扶持政策，每年的扶持資金多達(dá)數(shù)億元之多；
　　其三，加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研并提出針對(duì)性解決方案。發(fā)達(dá)國(guó)家很多行業(yè)年會(huì)都已經(jīng)舉辦過(guò)數(shù)十屆甚至上百屆，已經(jīng)成為了名副其實(shí)的品牌會(huì)議。一個(gè)品牌會(huì)議幾十年甚至上百年來(lái)一直受到業(yè)界追捧，如果會(huì)議組織機(jī)構(gòu)不重視市場(chǎng)調(diào)研，不重視會(huì)議代表的感受和要求，那是根本不可想象的。發(fā)達(dá)國(guó)家年會(huì)的日程及議程安排完全可以用豐富多彩來(lái)形容——不同類型、不同職務(wù)、不同年齡段會(huì)議代表的不同訴求一般都能得以體現(xiàn)——與會(huì)家屬也不例外；
　　其四，注重會(huì)議城市、會(huì)議酒店選擇與會(huì)議附加活動(dòng)的安排。根據(jù)美國(guó)會(huì)議市場(chǎng)的調(diào)查，在影響與會(huì)代表決定是否參會(huì)的“重要因素”排序中，“會(huì)議地點(diǎn)”和“會(huì)議附加活動(dòng)”已經(jīng)超過(guò)“會(huì)議內(nèi)容”排在了前兩位。會(huì)議的附加活動(dòng)種類很多，合理搭配、組合以及每年的調(diào)整、變化非常重要；
　　最后，注重細(xì)節(jié)服務(wù)。常辦會(huì)議的人都會(huì)認(rèn)為辦好一個(gè)會(huì)議很難，其中一難就是把每個(gè)細(xì)節(jié)都做好。會(huì)議，就是由無(wú)數(shù)個(gè)細(xì)節(jié)組成的，會(huì)議嘉賓、會(huì)議代表、會(huì)議贊助商等的感受同樣也是由一系列細(xì)節(jié)相加而成的。因此，做好會(huì)議細(xì)節(jié)工作，是所有會(huì)議組織機(jī)構(gòu)、會(huì)議工作者必須練好的一項(xiàng)基本功。

以上五點(diǎn)的解說(shuō)，杭州伍方相信大家對(duì)會(huì)議策劃一定有了更深的了解，希望這些對(duì)大家在策劃和組織年會(huì)方面有所幫助。